OnLouis GmbH
E-Mail-Signaturen für mailcow
mailcow-signature bringt firmenweite E-Mail-Signaturen auf den Mailserver mailcow, so wie Exclaimer oder CodeTwo es für Microsoft 365 tun. Die Signatur landet direkt unter der neuesten Antwort, nicht am Ende des zitierten Verlaufs.
Eckdaten
- Kunde
- OnLouis GmbH
- Aufgabe
- Firmenweite E-Mail-Signaturen für mailcow, direkt unter der neuesten Antwort statt am Ende des Verlaufs.
- Technik
- Open Source
- rspamd
- Lua
- Python
- React
Ausgangslage
Vorher und nachher.
Vorher
mailcow kennt nur eine Fußzeile pro Domain, und die hängt immer ganz unten am Ende des Threads. Signaturen pflegt deshalb jede Person selbst im Mailprogramm, auf jedem Gerät neu und selten einheitlich. Logo, Kontaktdaten und Pflichtangaben laufen so schnell auseinander.
Nachher
Die Signatur wird zentral gestaltet und auf dem Server eingesetzt, egal ob die Mail aus Outlook, Apple Mail, Gmail oder vom Smartphone kommt. In Antworten steht sie direkt unter dem neuen Text, auf Wunsch in einer kurzen Fassung.
Was die Software jetzt übernimmt.
| Ablauf | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Position in Antworten | Vorher: Fußzeile ganz unten nach dem zitierten Verlauf | Nachher: Direkt unter der neuesten Antwort, über dem Verlauf |
| Pflege der Signaturen | Vorher: Jede Person pflegt ihre Signatur selbst, auf jedem Gerät | Nachher: Zentral im Browser, Änderungen sind nach spätestens 60 Sekunden aktiv |
| Firmen und Personen | Vorher: Eine Fußzeile pro Domain, ohne persönliche Angaben | Nachher: Signatur pro Domain und pro Person, Name, Position und Telefon über Platzhalter |
| Gestaltung | Vorher: HTML von Hand bauen und in jedes Mailprogramm kopieren | Nachher: Fünf fertige Layouts, Editor mit Live-Vorschau, Prüfung des Logos für den Dunkelmodus |
| Sicherheit | Vorher: Nachträgliche Änderungen können Signaturen und DKIM brechen | Nachher: Eingriff vor der DKIM-Signatur, verschlüsselte Mails und Kalendereinladungen bleiben unberührt |
| Einführung | Vorher: Umstellung trifft sofort alle Mails | Nachher: Testmodus und einzelne Live-Tester, bevor die Signatur für alle gilt |
Die Signatur gehört unter die Antwort
Ein Plugin für den Spamfilter rspamd setzt die Signatur in jede ausgehende Mail ein, an derselben Stelle, an der mailcow sonst seine Fußzeile anhängt. Es erkennt, wo in einer Antwort der zitierte Verlauf beginnt, und das für Outlook am Desktop, im Web und auf dem Handy, Gmail, Apple Mail, Thunderbird, SOGo, Roundcube und weitere Programme.
Reine Textmails, wie sie Apple Mail und iOS oft senden, bekommen zusätzlich eine HTML-Fassung. So kommen Logo und Layout auch dort an.
Gestaltet im Browser, nicht im HTML
Die Weboberfläche führt bei der Einrichtung in fünf Schritten zur ersten Signatur: Firmendaten, Logo und Layout. Danach gibt es eine Galerie mit fertigen Vorlagen, einen Editor mit Live-Vorschau für neue Mails, Antworten und reinen Text sowie eine Vorschau, die dunkle Mailprogramme simuliert.
Domains und Postfächer werden auf Knopfdruck aus mailcow übernommen. Pro Domain und pro Person lässt sich festlegen, welche Signatur gilt.
Sicher eingebaut
Das Plugin ersetzt nur den Text- und HTML-Teil einer Mail und prüft das Ergebnis erneut. Tritt ein Fehler auf, geht die Mail unverändert raus. Ein Installationsskript richtet alles auf dem mailcow-Server ein, sichert die vorhandene Konfiguration und startet im Testmodus.
Das Projekt ist Open Source unter MIT-Lizenz und auf GitHub verfügbar.
Demo-Video
