VOURUS GmbH
PrismIdent - KYC
Digitale Identitätsprüfung mit Dokumentenscan, Face Match und Liveness-Check.
Projekt ansehenPapierformulare digitalisieren: Checklisten und Protokolle per App.
„Das Prüfblatt liegt irgendwo im Ordner von März.“ Diesen Satz hört man oft, wenn ein Auditor oder Kunde nachfragt. Wir machen aus Ihren Papierformularen eine App mit Pflichtfeldern, Fotos und Unterschrift. Was vor Ort erfasst wird, steht sofort im System – ohne Abtippen im Büro.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Formulare
- Checklisten, Prüf- und Übergabeprotokolle
- Vor Ort
- Pflichtfelder, Fotos, Unterschrift, offline
- Danach
- PDF und Übergabe an ERP oder Archiv
Das Problem
Papier ist schnell ausgefüllt – und danach mühsam.
Ein Formular auf dem Klemmbrett ist einfach und jeder versteht es. Die Arbeit entsteht später: beim Lesen, Abtippen, Zuordnen und Suchen.
„Ich kann die Handschrift vom Kollegen nicht lesen“
Messwerte, Seriennummern und Kürzel sind schnell hingeschrieben. Im Büro wird geraten oder nachtelefoniert. Eine verwechselte 1 und 7 fällt manchmal erst bei einer Reklamation auf.
„Die Fotos sind auf meinem Handy“
Zum Übergabeprotokoll gehören Fotos vom Schaden oder Zählerstand. Die liegen auf privaten Handys oder in einem Chat und müssen später per Hand dem richtigen Vorgang zugeordnet werden.
„Jeden Morgen tippt jemand die Prüfblätter ab“
Eine Person im Büro überträgt Formulare in Excel oder das ERP. Bei 30 Blättern am Tag ist das schnell ein halber Arbeitstag – und jede Übertragung ist eine weitere Fehlerquelle.
„Im Audit suchen wir zwei Tage nach Nachweisen“
Prüfprotokolle für eine bestimmte Charge oder Anlage stecken in Ordnern nach Datum. Wer gezielt nach einem Bauteil sucht, blättert sich durch Monate.
„Das Feld wurde einfach leer gelassen“
Papier erzwingt nichts. Fehlt der Grenzwert oder die Unterschrift, merkt das niemand vor Ort. Nacharbeit oder ein unvollständiger Nachweis sind die Folge.
Bisherige Lösungen
Was es schon gibt – und wann es reicht
Nicht jedes Formular braucht eine eigene Software. Wir sagen Ihnen ehrlich, wann eine einfache Lösung genügt.
Standard-Formular-Apps
Für einfache Checklisten ohne Bezug zu Aufträgen oder Anlagen sind fertige Formular-Apps oft völlig ausreichend und schnell eingerichtet. Sie stoßen an Grenzen, wenn Formulare Daten aus Ihrem ERP brauchen oder Ergebnisse dorthin zurückfließen sollen.
Ausfüllbares PDF auf dem Tablet
Sieht aus wie das Papierformular und ist schnell gemacht. Pflichtfelder, Grenzwerte und Fotos lassen sich aber kaum sinnvoll abbilden, und auswerten kann man die Daten am Ende auch nicht.
Scannen und ablegen
Das Prüfblatt wird abfotografiert und im Laufwerk abgelegt. Das hilft gegen Verlust, aber nicht gegen Unleserlichkeit und Abtippen. Für seltene Formulare kann es trotzdem der richtige Weg sein.
Leistungsbausteine
Formulare, die mitdenken und wissen, wohin die Daten gehören.
Individuelle Entwicklung lohnt sich, wenn Formulare an Aufträge, Anlagen oder Kunden hängen, Logik und Grenzwerte brauchen oder die Daten weiterverarbeitet werden. Dann bauen wir die Erfassung genau um Ihren Ablauf herum.
Geführte Erfassung mit Pflichtfeldern
Die App führt Schritt für Schritt durch das Formular. Fehlende Angaben werden vor dem Abschluss angezeigt, Messwerte außerhalb der Toleranz sofort markiert.
- Pflichtfelder
- Grenzwerte
- Bedingte Fragen
Fotos, Scan und Unterschrift
Fotos werden direkt am Prüfpunkt aufgenommen und bleiben dem Formular zugeordnet. Kunden oder Prüfer unterschreiben auf dem Display, Barcodes und Typenschilder lassen sich scannen.
- Kamera
- Barcode
- Unterschrift
Offline in Halle und Keller
Formulare funktionieren auch ohne Netz. Ausgefüllte Protokolle werden gespeichert und übertragen, sobald das Gerät wieder verbunden ist.
- Offline-Modus
- Spätere Übertragung
PDF, ERP und Archiv
Aus jedem Formular entsteht ein sauberes PDF. Die Daten gehen an Ihr ERP oder Dokumentenmanagement und hängen am richtigen Auftrag, an der Anlage oder der Charge.
- PDF-Ausgabe
- ERP
- DMS
Betrieb in Deutschland
Server und Daten liegen bei einem Hoster in Deutschland. Neue Formularversionen und Updates spielen wir ein, Ansprechpartner sind die Entwickler selbst. Den Quellcode erhalten Sie.
- Hosting in Deutschland
- Wartung
- Direkter Kontakt
Zusammenarbeit
Wir fangen mit dem Formular an, das am meisten nervt.
Selten müssen alle Formulare auf einmal digital werden. Ein häufig genutztes Protokoll ist der beste Einstieg, weil der Nutzen sofort sichtbar wird.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir sehen uns Ihre Formulare und den Weg danach an: Wer füllt aus, wer tippt ab, wo wird abgelegt und wer sucht später.
Erstes Formular als Prototyp
Ein Prüfer testet das digitale Formular am echten Arbeitsplatz. Wir prüfen, ob Felder, Reihenfolge und Bedienung mit Handschuhen passen.
App und Anbindung bauen
Wir entwickeln die App, die PDF-Ausgabe und die Übergabe an ERP oder Archiv. Weitere Formulare folgen nach demselben Muster.
Umstellung im Betrieb
Papier und App laufen kurz parallel. Danach wird das Papierformular abgeschafft.
Beispiel
Rechenbeispiel: Abtippen von Prüfblättern
Ein typisches Szenario, die Annahmen sind offengelegt. Dass geführte Erfassungsabläufe mit Gerätefunktionen funktionieren, zeigt unsere Referenz PrismIdent: Die Anwendung führt Nutzer schrittweise durch eine Identitätsprüfung mit Dokumentenscan und stellt Status sowie Protokolle für die weitere Bearbeitung bereit.
Abtippen
Annahme: 30 Formulare am Tag, je 5 Minuten Übertragung ins System. Das sind 2,5 Stunden täglich oder rund 50 Stunden im Monat, die mit direkter Erfassung entfallen.
Übertragungsfehler
Bei manueller Übertragung sind Fehlerquoten von ein bis drei Prozent realistisch. Bei 600 Formularen im Monat wären das 6 bis 18 fehlerhafte Einträge, die eine Prüfung im System verhindern kann.
Suche im Audit
Annahme: 20 angefragte Nachweise pro Audit, je 15 Minuten Suche im Ordner. Das sind 5 Stunden, die mit einer Suche nach Auftrag oder Charge auf wenige Minuten schrumpfen.
Passende Projekte aus unseren Referenzen
Alle ProjekteKosten und Dauer
Kosten und Dauer
Der Aufwand hängt weniger von der Anzahl der Formulare ab als von Logik und Anbindung. Der kostenlose 1-Tages-Prozess-Check endet mit einer belastbaren Kostenschätzung.
Was den Aufwand treibt
Komplexe Prüflogik, viele Formulartypen mit eigenen Regeln und vor allem die Anbindung an ERP oder DMS. Ein einzelnes Protokoll mit PDF-Ausgabe ist der kleinste sinnvolle Umfang.
Dauer
Das erste digitale Formular ist meist nach 4–8 Wochen im Einsatz. Weitere Formulare kommen danach deutlich schneller dazu, weil Grundgerüst und Anbindung schon stehen.
Laufende Kosten
Hosting, Speicher für Fotos und PDFs sowie Wartung und Anpassungen, wenn sich Formulare ändern. Lizenzgebühren pro Nutzer fallen für die eigene App nicht an.
Entwicklung nach Technologie
Womit wir Formular-Apps bauen
Die App entsteht mit React Native und Expo, wenn Kamera und Offline-Betrieb wichtig sind. Server, PDF-Erzeugung und Schnittstellen laufen mit Laravel und PostgreSQL.
React Native AgenturiOS- und Android-Apps entwickeln und weiterbetreuen lassen.Leistungen ansehen Expo AgenturExpo-Apps entwickeln, veröffentlichen und weiterentwickeln lassen.Leistungen ansehen Laravel AgenturLaravel-Anwendungen entwickeln, übernehmen und betreuen lassen.Leistungen ansehen PostgreSQL AgenturPostgreSQL-Datenbanken planen, integrieren und optimieren lassen.Leistungen ansehen
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Reicht nicht eine fertige Formular-App?
Für einfache Checklisten oft ja, und dann raten wir auch dazu. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Formulare an Aufträge oder Anlagen gebunden sind, Grenzwerte prüfen oder Daten an Ihr ERP übergeben sollen.
Sind digitale Protokolle im Audit gültig?
In vielen Fällen ja, entscheidend sind Ihre Normen und Vorgaben. Wir protokollieren, wer wann was erfasst oder geändert hat. Welche Anforderungen Ihr Auditor stellt, klären wir vorab mit Ihrem Qualitätsmanagement.
Können wir Formulare selbst ändern?
Das hängt vom Bedarf ab. Einfache Änderungen wie neue Felder oder Texte können wir über eine Verwaltungsoberfläche ermöglichen. Neue Prüflogik bauen besser wir ein, damit sie getestet ist.
Was passiert mit unseren alten Papierprotokollen?
Die bleiben, wo sie sind, oder werden gescannt und abgelegt. Eine Übernahme alter Daten lohnt sich nur selten, das besprechen wir im Einzelfall.
Brauchen wir dafür neue Geräte?
Meist nicht. Die App läuft auf gängigen Smartphones und Tablets mit iOS oder Android. Für Staub oder Nässe empfehlen wir robuste Geräte, das ist aber keine Voraussetzung.
[ Gemeinsam starten ]
Welches Formular soll als Erstes vom Klemmbrett verschwinden?
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check gehen wir einen Tag lang mit Ihnen den Weg eines Formulars durch, vor Ort oder remote. Sie erhalten ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung – unverbindlich.