Chargenrückverfolgung für Lebensmittel: in Sekunden statt in Stunden.
„Welche Kunden haben Ware mit dem Haselnussmehl von Lieferant B bekommen?“ Wenn diese Frage im Audit oder bei einem Rückruf kommt, beginnt in vielen Betrieben die Suche in Ordnern und Excel-Listen. Wir entwickeln Software, die Rohstoffchargen, Produktion und Auslieferung lückenlos verknüpft.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Wareneingang
- Chargen und MHD per Scanner erfassen
- Produktion
- Rohstoffchargen der Fertigcharge zuordnen
- Auslieferung
- Jede Charge dem Kunden zuordnen
Das Problem
Woran die Rückverfolgung im Alltag scheitert.
Die meisten Betriebe erfassen Chargen irgendwo. Das Problem ist selten die fehlende Information, sondern dass sie an drei Stellen auf Papier, in Excel und in der Warenwirtschaft liegt und niemand sie im Ernstfall schnell zusammenführen kann.
Beim letzten Audit haben wir einen halben Tag gesucht
Der Auditor nennt eine Fertigcharge und will die verwendeten Rohstoffe sehen. Zwei Mitarbeitende blättern durch Produktionsprotokolle und Wareneingangslisten, während der Rest des Audits wartet.
Die Rohstoffcharge steht auf dem Wareneingangszettel – und dann nirgends mehr
Im Wareneingang wird die Charge sauber notiert. In der Produktion wird aus „Sack 3 vom Dienstag“ abgefüllt. Welche Lieferantencharge in welcher Fertigcharge steckt, lässt sich später nur schätzen.
Bei einem Rückruf würden wir lieber zu viel zurückholen
Weil die Zuordnung unsicher ist, wird der Rückruf auf mehrere Produktionstage ausgedehnt. Das kostet Ware, Vertrauen beim Handel und bindet das Team tagelang.
Welcher Kunde welche Charge bekommen hat, steht nur auf dem Lieferschein
Lieferscheine liegen als Papier oder PDF im Ordner, oft ohne Charge. Um betroffene Kunden zu finden, müssen Kommissionierlisten und Lieferscheine Stück für Stück abgeglichen werden.
Das MHD wird von Hand übertragen und manchmal falsch
Mindesthaltbarkeitsdaten werden vom Etikett abgeschrieben und in mehreren Listen gepflegt. Ein Zahlendreher fällt erst auf, wenn Ware beim Kunden reklamiert wird.
Bisherige Lösungen
Warum Papier, Excel und das bestehende System oft nicht reichen.
Jede dieser Lösungen hat ihre Berechtigung. Sie stoßen dort an Grenzen, wo Chargen über mehrere Stufen sicher verknüpft werden müssen.
Papierprotokolle in der Produktion
In einem kleinen Betrieb mit wenigen Rezepturen kann das ausreichen, wenn die Ablage diszipliniert geführt wird. Mit wachsender Chargenzahl wird jede Rückwärtssuche zur Handarbeit.
Excel-Listen pro Bereich
Wareneingang, Produktion und Versand pflegen jeweils eine Liste. Verknüpft sind sie nur über Spaltennamen und das Gedächtnis der Beteiligten. Eine Suche über alle Stufen hinweg leistet Excel nicht verlässlich.
Chargenmodul der Warenwirtschaft
Viele Systeme können Chargen am Lager führen. Ob auch die Produktionsbuchung Rohstoff zu Fertigcharge sauber abgebildet ist, hängt stark von System und Version ab. Wenn ja, ist das der erste Weg, den wir prüfen.
Leistungsbausteine
Chargen dort erfassen, wo sie entstehen.
Die Software folgt dem Weg der Ware durch Ihren Betrieb. Jede Stufe wird einmal erfasst, am besten per Scan, und automatisch mit der vorherigen verknüpft.
Wareneingang mit Scanner und Etikett
Lieferantencharge und MHD werden beim Eingang gescannt oder erfasst. Wenn der Lieferant GS1-128-Etiketten liefert, lesen wir Charge und Datum direkt aus. Jedes Gebinde erhält ein eigenes Etikett für die weitere Verwendung.
- Handscanner
- Etikettendruck
- Lieferantencharge
Produktionsbuchung Rohstoff zu Fertigcharge
Am Produktionsplatz scannt der Mitarbeitende die eingesetzten Gebinde. Die Software ordnet sie der neuen Fertigcharge zu und prüft auf Wunsch, ob das Rezept eingehalten ist.
- Tablet an der Linie
- Rezepturbezug
- Mengenerfassung
Rückverfolgung in beide Richtungen
Eine Suche nach Rohstoffcharge zeigt alle betroffenen Fertigchargen und Kunden. Umgekehrt führt eine Fertigcharge zu allen Rohstoffen und Lieferanten. Mengenabgleiche für das Audit lassen sich daraus ableiten.
- Vorwärtssuche
- Rückwärtssuche
- Exportierbarer Bericht
Warenausgang und Anbindung an WaWi und EDI
Beim Kommissionieren wird die Charge erfasst und auf den Lieferschein übernommen. Aufträge und Lieferscheine tauschen wir mit Ihrer Warenwirtschaft aus, Lieferavis per EDI an den Handel sind möglich.
- Lieferschein mit Charge
- Warenwirtschaft
- EDI
Betrieb und Verfügbarkeit
Gehostet wird auf Servern in Deutschland. Wir übernehmen Updates und Sicherungen, und im Ernstfall erreichen Sie die Entwickler direkt. Den Quellcode erhalten Sie.
- Hosting in Deutschland
- Datensicherung
- Quellcode beim Kunden
Zusammenarbeit
Erst den Warenfluss verstehen, dann programmieren.
Jeder Betrieb hat seine Eigenheiten: Teilmengen, Rework, Mischchargen. Wir schauen uns diese Fälle vor Ort an, bevor wir einen Bildschirm entwerfen.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir gehen den Weg der Ware vom Wareneingang bis zur Rampe mit. Ergebnis ist ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung.
Etiketten und Scanpunkte festlegen
Wir definieren, wo gescannt wird, welche Etiketten gedruckt werden und welche Geräte dafür geeignet sind.
Mit einer Linie starten
Eine Produktlinie arbeitet zuerst mit der Software. So zeigen sich Sonderfälle früh und ohne den ganzen Betrieb zu belasten.
Rückruf üben und ausweiten
Mit einer Probe-Rückverfolgung prüfen wir die Kette. Danach folgen weitere Linien, Warenausgang und Anbindungen.
Beispiel
Rechenbeispiel: Eine Rückverfolgung im Audit.
Die Werte sind Annahmen für einen mittelgroßen Betrieb, keine Zusage. Sie zeigen, wo die Zeit heute typischerweise verloren geht.
Rückwärtssuche heute
Annahme: Eine Fertigcharge enthält 6 Rohstoffe, pro Rohstoff dauert das Heraussuchen von Produktionsprotokoll und Wareneingangsschein rund 20 Minuten. Das ergibt etwa 2 Stunden für eine einzige Charge.
Vorwärtssuche zum Kunden
Annahme: 15 Fertigchargen aus derselben Rohstoffcharge, je 10 Minuten für Lieferscheinabgleich. Gut 2,5 Stunden, bevor feststeht, welche Kunden informiert werden müssen.
Mit verknüpften Chargen
Beide Fragen beantwortet eine Suche in Sekunden. Realistisch bleibt Zeit für Prüfung und Kommunikation – das eigentliche Suchen entfällt weitgehend.
Kosten und Dauer
Aufwand und Dauer ehrlich eingeordnet.
Ein Chargensystem ist kein Wochenendprojekt, aber auch kein Großprojekt, wenn der Umfang stimmt. Der kostenlose 1-Tages-Prozess-Check endet mit einer belastbaren Kostenschätzung.
Was den Aufwand treibt
Anzahl der Scanpunkte und Linien, Sonderfälle wie Teilmengen, Rework oder Mischchargen, die Anbindung an Warenwirtschaft und EDI sowie die Übernahme bestehender Stammdaten.
Wie lange es dauert
Wareneingang und Produktionsbuchung für eine Linie sind meist nach 8 bis 12 Wochen im Einsatz. Warenausgang, weitere Linien und Anbindungen folgen in 1 bis 3 weiteren Monaten.
Was laufend anfällt
Hosting, Wartung, Updates, Ersatz von Scannern und Druckern sowie Anpassungen, wenn Produkte oder Abläufe sich ändern.
Entwicklung nach Technologie
Robuste Technik für Lager und Produktion
Das Backend entwickeln wir mit Laravel und PostgreSQL, das die Verknüpfungen zwischen Chargen zuverlässig abbildet. Die Erfassung an Scanner und Tablet bauen wir mit React als Web-Anwendung, die im Browser der Geräte läuft.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Was verlangt das Gesetz eigentlich?
Artikel 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 verlangt, dass Lebensmittelunternehmen ihre Lieferanten und gewerblichen Abnehmer benennen können – also eine Stufe zurück und eine Stufe vor. Standards wie IFS oder BRCGS prüfen in Audits zusätzlich die interne Rückverfolgbarkeit. Welche Anforderungen für Sie gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Qualitätssicherung oder Beratung; wir setzen sie technisch um.
Reicht nicht das Chargenmodul unserer Warenwirtschaft?
Manchmal ja. Das prüfen wir im Prozess-Check zuerst. Oft fehlt aber die Erfassung an der Produktionslinie oder sie ist für die Mitarbeitenden zu umständlich. Dann ergänzen wir genau diesen Teil und übergeben die Daten an das bestehende System.
Kommen unsere Mitarbeitenden in der Produktion damit klar?
Die Oberflächen an der Linie sind auf Scannen und wenige Tasten ausgelegt, auch mit Handschuhen. Wir testen sie mit den Leuten, die sie täglich bedienen, bevor wir weitere Linien anschließen.
Was passiert, wenn das Netzwerk in der Halle ausfällt?
Für Bereiche mit unsicherem WLAN planen wir eine Zwischenspeicherung auf dem Gerät ein. Die Buchungen werden übertragen, sobald die Verbindung wieder steht. Wie weit das nötig ist, klären wir bei der Begehung.
Können wir alte Chargendaten übernehmen?
Stammdaten wie Artikel, Rezepturen und Lieferanten übernehmen wir in der Regel aus Ihren Listen oder der Warenwirtschaft. Historische Chargen aus Papier nachzuerfassen lohnt sich selten; sinnvoller ist ein klarer Stichtag.
[ Gemeinsam starten ]
Wie lange dauert Ihre nächste Rückverfolgung?
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check verfolgen wir mit Ihnen eine echte Charge durch den Betrieb – vor Ort oder remote. Sie erhalten danach ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung. Unverbindlich.