Bestellungen per E-Mail automatisch verarbeiten.
„Montags sitzen zwei Leute bis mittags am Postfach und tippen Bestellungen ab.“ Diesen Satz hören wir oft. Wir bauen einen Bestelleingang, der E-Mails und PDF-Anhänge ausliest, die Daten mit Ihrem Kunden- und Artikelstamm abgleicht und an Ihr ERP übergibt. Was nicht eindeutig ist, prüft ein Mensch.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Eingang
- E-Mail-Text, PDF-Anhang, eingescanntes Fax
- Abgleich
- Kundennummer, Artikelnummer, Preis und Menge
- Ziel
- Auftrag im ERP oder in der Warenwirtschaft
Das Problem
Jede Bestellung wird zweimal geschrieben.
Einmal vom Kunden, einmal von Ihrem Innendienst. Solange die Mengen klein sind, fällt das kaum auf. Mit jedem neuen Kunden wächst aber ein Stapel, der jeden Morgen abgearbeitet werden muss.
Montags tippen zwei Leute den halben Tag Bestellungen ab
Übers Wochenende sammeln sich 60 oder 80 Mails im Sammelpostfach. Bis alles im System steht, ist es Mittag. Eilige Aufträge warten so lange wie alle anderen.
Jeder Kunde schickt seine Bestellung anders
Der eine nutzt ein PDF aus seinem ERP, der andere schreibt drei Zeilen in die Mail, der dritte faxt noch. Ihre Leute müssen jedes Format kennen und wissen, wo welche Angabe steht.
Die Kundenartikelnummer passt nicht zu unserer
Kunden bestellen mit ihren eigenen Nummern oder nur mit einer Bezeichnung. Wer den Kunden nicht kennt, sucht lange im Artikelstamm oder fragt nach.
Ein Zahlendreher fällt erst bei der Lieferung auf
Aus 12 Kartons werden 21, aus Artikel 4711 wird 4717. Rücksendung, Neulieferung und ein verärgerter Kunde kosten mehr als die ursprüngliche Erfassung.
Im Urlaub bleibt der Bestelleingang liegen
Oft kennen nur ein oder zwei Personen alle Sonderfälle. Fallen sie aus, verzögert sich die Auftragsbestätigung um Tage.
Bisherige Lösungen
Warum die üblichen Abhilfen nicht weit tragen.
Die meisten Firmen haben schon etwas versucht. Das ist nicht falsch, stößt aber bei wachsendem Volumen an Grenzen.
Eine Aushilfe übernimmt das Abtippen
Das schafft kurzfristig Luft und reicht bei wenigen Bestellungen am Tag. Die Fehlerquote sinkt dadurch aber nicht, und das Wissen über Sonderfälle bleibt bei der Stammbelegschaft.
Kunden sollen bitte im Shop bestellen
Für Neukunden und Standardartikel funktioniert ein B2B-Shop gut. Langjährige Kunden mit eigenem Einkaufssystem schicken aber weiter ihr PDF. Ein Teil des Eingangs bleibt also per E-Mail.
Eine fertige Texterkennung (OCR)
Reine OCR macht aus einem PDF Text, aber noch keinen Auftrag. Ohne Abgleich mit Kunden- und Artikelstamm und ohne klare Regel für Zweifelsfälle verschiebt sich die Arbeit nur vom Tippen zum Kontrollieren.
Leistungsbausteine
So wird aus der E-Mail ein Auftrag.
Wir automatisieren den Teil, der sich zuverlässig automatisieren lässt, und machen den Rest für Ihr Team schnell bearbeitbar. Das Ziel ist nicht null Handarbeit, sondern kein stumpfes Abtippen mehr.
Postfach regelmäßig abrufen
Die Anwendung liest ein festgelegtes Postfach, zum Beispiel bestellung@, in kurzen Abständen aus. Anhänge und Mailtext werden gespeichert und dem Absender zugeordnet.
- IMAP oder Microsoft 365
- Anhänge sichern
- Absender erkennen
Bestelldaten auslesen, auch mit KI
Feste Layouts großer Kunden lesen wir mit Regeln aus. Für freie Mails und wechselnde PDFs setzen wir ein Sprachmodell ein. Ist sich das Modell bei einem Feld unsicher, wird die Bestellung zur Prüfung markiert statt geraten.
- PDF und Mailtext
- Gescannte Faxe
- Prüfschritt bei Unsicherheit
Mit Kunden- und Artikelstamm abgleichen
Kundennummer, Lieferadresse und Artikel werden gegen Ihre Stammdaten geprüft. Kundeneigene Artikelnummern lassen sich einmal zuordnen und werden danach wiedererkannt.
- Kundennummer
- Artikelzuordnung
- Preis- und Mengenprüfung
Ausnahmen in einer klaren Liste
Unbekannter Artikel, abweichender Preis, fehlende Lieferadresse: Solche Fälle landen in einer Liste mit dem Original daneben. Ihr Team korrigiert und gibt frei. Neue Zuordnungen merkt sich die Anwendung für das nächste Mal.
- Original neben Erfassung
- Freigabe per Klick
- Grund der Ausnahme
Übergabe ans ERP und Auftragsbestätigung
Geprüfte Bestellungen gehen per Schnittstelle oder Importdatei an Ihre Warenwirtschaft. Die Auftragsbestätigung kann automatisch an den Kunden gehen. Wir betreiben das System auf Servern in Deutschland, warten es und Sie sprechen direkt mit den Entwicklern.
- ERP-Schnittstelle
- Auftragsbestätigung
- Hosting in Deutschland
Zusammenarbeit
Wir fangen mit Ihrem echten Postfach an.
Die Bestellungen der letzten Wochen zeigen am besten, welche Formate vorkommen und wo die Stolperstellen liegen.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir sehen uns einen Tag lang Ihren Bestelleingang an, vor Ort oder remote. Danach erhalten Sie ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung.
Formate sortieren und Pilotkunden wählen
Wir gruppieren die Bestellungen nach Absender und Format. Meist decken wenige Kunden den Großteil des Volumens ab, mit ihnen starten wir.
Auslesen, Abgleich und ERP-Übergabe bauen
Wir entwickeln den Abruf, die Erkennung und die Schnittstelle. Getestet wird mit echten, anonymisierten Bestellungen aus Ihrem Postfach.
Parallel laufen lassen, dann umstellen
Einige Wochen erfasst das System mit, Ihr Team vergleicht. Erst wenn die Ergebnisse stimmen, wird die Handerfassung für diese Kunden eingestellt.
Beispiel
Rechenbeispiel: Was das Abtippen heute kostet.
Ein typisches Szenario mit offengelegten Annahmen. Ihre Zahlen ermitteln wir im Prozess-Check, denn Volumen und Anteil der Sonderfälle unterscheiden sich stark.
Annahme: 40 Bestellungen am Tag
Je Bestellung rund 6 Minuten für Lesen, Kunden suchen, Positionen eintippen und Bestätigung senden. Das ergibt etwa 4 Stunden täglich, also eine halbe Stelle.
Realistisch: 60 bis 85 Prozent laufen automatisch durch
Der Rest landet in der Ausnahmenliste und braucht dort 1 bis 2 Minuten. Bei 40 Bestellungen bleiben so grob 15 bis 40 Minuten Prüfarbeit am Tag.
Weniger Tippfehler im Auftrag
Wenn bei Handerfassung 1 bis 3 Prozent der Bestellungen einen Fehler enthalten, sind das bei 40 am Tag bis zu 5 Fehlaufträge pro Woche. Der Stammdatenabgleich fängt einen Großteil davon vor der Übergabe ab.
Kosten und Dauer
Kosten und Dauer ehrlich eingeordnet.
Feste Preise ohne Blick in Ihr Postfach und Ihr ERP wären unseriös. Der kostenlose 1-Tages-Prozess-Check endet deshalb mit einer belastbaren Kostenschätzung.
Was den Aufwand bestimmt
Die Zahl unterschiedlicher Bestellformate, die Qualität Ihrer Stammdaten und die Schnittstelle Ihres ERP. Eine dokumentierte API ist schneller angebunden als ein Import über Austauschdateien.
Wie lange es dauert
Eine erste Version für die wichtigsten Kunden läuft meist nach 6 bis 10 Wochen im Parallelbetrieb. Weitere Formate kommen danach schrittweise hinzu.
Was laufend anfällt
Hosting, Wartung und gegebenenfalls Kosten für das Sprachmodell pro ausgelesenem Dokument. Diese hängen vom Volumen ab und weisen wir vorab getrennt aus.
Entwicklung nach Technologie
Womit wir den Bestelleingang bauen
Abruf, Regeln und Schnittstellen laufen in Laravel, die Daten liegen in PostgreSQL. Die Prüfoberfläche für Ihr Team entwickeln wir mit React und TypeScript.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Wie zuverlässig ist das Auslesen mit KI?
Bei gut lesbaren PDFs sehr zuverlässig, bei schlechten Faxen weniger. Deshalb verlassen wir uns nicht blind darauf: Jedes Feld wird gegen Ihre Stammdaten geprüft, und unsichere Erkennungen gehen in die Ausnahmenliste. Kein Auftrag landet ungeprüft im ERP, wenn eine Angabe zweifelhaft ist.
Funktioniert das mit unserem ERP?
Das prüfen wir im Prozess-Check. Viele Warenwirtschaften bieten eine API oder einen Import über CSV oder XML. Wenn es gar keinen Weg gibt, sprechen wir das offen an, bevor Kosten entstehen.
Wo werden unsere Bestelldaten verarbeitet?
Die Anwendung läuft auf Servern in Deutschland. Für das KI-Auslesen wählen wir einen Anbieter, der zu Ihren Datenschutzanforderungen passt, und klären vorab, welche Daten das Modell zu sehen bekommt.
Wäre EDI nicht die bessere Lösung?
Mit großen Handelspartnern ja, EDI ist dort oft ohnehin Pflicht. Viele kleinere Kunden haben aber kein EDI und werden es auch nicht einführen. Für sie ist der automatisierte E-Mail-Eingang der realistische Weg.
Was passiert, wenn es OnLouis nicht mehr gibt?
Sie erhalten den vollständigen Quellcode. Wir setzen auf verbreitete Open-Source-Technik, sodass auch ein anderer Entwickler das System weiterführen kann.
[ Gemeinsam starten ]
Wie viele Bestellungen tippen Sie heute ab?
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check sehen wir uns Ihr Postfach und Ihre Erfassung einen Tag lang an, bei Ihnen oder per Video. Sie bekommen ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung. Unverbindlich.