Standardsoftware oder Individualsoftware? So treffen Sie die Entscheidung.
„Wir zahlen für 40 Lizenzen und nutzen vielleicht zehn Prozent der Funktionen.“ Oder umgekehrt: „Das System kann alles, nur nicht das, was wir jeden Tag brauchen.“ Beide Sätze zeigen, dass die Entscheidung zwischen Kaufen und Entwickeln selten schwarz-weiß ist. Hier finden Sie die Kriterien, mit denen wir sie gemeinsam mit unseren Kunden treffen.
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- Unsere Grundregel
- Standard, wo er passt
- Individuell
- Wo der Ablauf Sie unterscheidet
- Häufigste Lösung
- Standardsystem plus Schnittstelle
Das Problem
Woran Sie merken, dass die bisherige Wahl nicht passt.
Eine Fehlentscheidung zeigt sich selten am ersten Tag. Sie wird sichtbar an Umwegen, die sich Ihr Team über Monate angewöhnt, und an Kosten, die niemand mehr hinterfragt.
Wir zahlen für 40 Lizenzen und nutzen 10 % der Funktionen
Die Software wurde für ein großes Funktionspaket gekauft. Genutzt werden drei Masken. Die Lizenzkosten steigen mit jedem neuen Mitarbeitenden, der Nutzen nicht.
Für jeden Sonderfall gibt es eine Excel-Liste neben dem System
Was die Software nicht abbildet, landet in Tabellen. Nach einigen Jahren existieren zwanzig solcher Listen, und das eigentliche System zeigt nur noch die halbe Wahrheit.
Die Anpassung kostet mehr als die Lizenz
Der Anbieter hat das Standardprodukt so weit umgebaut, dass jedes Update zum Risiko wird. Neue Versionen werden aufgeschoben, und Sie bleiben auf einem alten Stand.
An unsere eigenen Daten kommen wir nur über den Anbieter
Ein Export fehlt oder ist kostenpflichtig, eine Schnittstelle gibt es nur im teureren Tarif. Jede Auswertung und jede Anbindung hängt an der Preisliste eines anderen Unternehmens.
Die Eigenentwicklung kann nur noch ein Kollege pflegen
Auch die andere Richtung kommt vor: Ein selbst gebautes Tool für einen Standardprozess wie Buchhaltung oder Lohn bindet Aufwand, den ein gekauftes Produkt längst gelöst hätte.
Bisherige Lösungen
Warum die Entscheidung oft aus dem falschen Grund fällt.
Die meisten Fehlentscheidungen entstehen nicht aus Unwissen, sondern weil ein einzelnes Argument alle anderen überdeckt.
Die Demo hat überzeugt
Eine Produktvorführung zeigt den Idealfall. Ob Ihre Ausnahmen abgebildet werden, sieht man erst im Betrieb. Eine Demo reicht, wenn Ihr Ablauf dem Branchenstandard weitgehend entspricht – dann ist das Produkt meist die richtige Wahl.
Der monatliche Preis wirkt günstig
Bei wenigen Nutzern und geringem Anpassungsbedarf stimmt das auch. Bei vielen Nutzern, Zusatzmodulen und jährlichen Preiserhöhungen sieht die Rechnung über fünf Jahre oft anders aus.
Wir sind doch etwas Besonderes
Jedes Unternehmen hält seine Abläufe für einzigartig. Bei Kernthemen wie Buchhaltung, E-Mail oder Personalverwaltung stimmt das selten. Individuell zu entwickeln lohnt sich dort, wo der Ablauf Kunden tatsächlich einen Unterschied macht.
Leistungsbausteine
Die Kriterien, nach denen wir gemeinsam entscheiden.
Keines dieser Kriterien entscheidet allein. Zusammen ergeben sie aber ein klares Bild, ob Kaufen, Entwickeln oder eine Mischform am besten passt.
Unterscheidungsmerkmal und Änderungstempo
Ist der Ablauf der Grund, warum Kunden bei Ihnen kaufen, oder ist er Verwaltung? Und ändert er sich jedes Jahr oder seit zehn Jahren nicht? Häufige Änderungen an einem Kernablauf sprechen eher für eigene Software.
- Kernprozess oder Verwaltung
- Änderungshäufigkeit
- Branchenstandard
Nutzerzahl und Kosten über fünf Jahre
Rechnen Sie Lizenzen, Zusatzmodule, Einführung und Anpassungen über fünf Jahre und stellen Sie das der Entwicklung plus Betrieb gegenüber. Bei wenigen Nutzern gewinnt meist der Standard, bei vielen Nutzern und schlanken Abläufen nicht immer.
- Lizenzen pro Nutzer
- Einführungsaufwand
- Betrieb
Datenhoheit und Abhängigkeit vom Anbieter
Wo liegen die Daten, wie kommen Sie heran, und was passiert bei einer Preiserhöhung oder Einstellung des Produkts? Bei eigener Software gehören Ihnen Quellcode und Daten, gehostet auf Servern in Deutschland.
- Exportmöglichkeiten
- Speicherort
- Ausstiegsszenario
Schnittstellen und Anpassbarkeit
Bietet das Standardprodukt eine dokumentierte API? Lassen sich Felder und Abläufe konfigurieren, ohne den Kern umzubauen? Davon hängt ab, ob sich eine Lösung in Ihre vorhandenen Systeme einfügt.
- Dokumentierte API
- Konfiguration statt Umbau
- Update-Fähigkeit
Mischformen, die oft am besten passen
Häufig ist die Antwort beides: ein Standardsystem für den Großteil, dazu eine Schnittstelle oder ein kleines Zusatztool für den Teil, der Sie ausmacht. So bleiben Updates möglich und die Sonderfälle verschwinden aus Excel.
- Standard plus Schnittstelle
- Standard plus Zusatztool
- Schrittweiser Umstieg
Zusammenarbeit
So kommen Sie zu einer begründeten Entscheidung.
Wir verkaufen keine Standardsoftware. Deshalb können wir offen sagen, wenn ein fertiges Produkt besser passt.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir sehen uns den Ablauf und die vorhandenen Systeme an. Das schriftliche Konzept enthält eine Empfehlung und, wo sinnvoll, eine Kostenschätzung.
Standardprodukte gegenprüfen
Gibt es passende Produkte, vergleichen wir sie anhand Ihrer echten Fälle, nicht anhand von Funktionslisten.
Kosten über fünf Jahre gegenüberstellen
Lizenzen, Anpassung, Entwicklung und Betrieb stehen nebeneinander. Annahmen werden offengelegt, damit Sie sie selbst anpassen können.
Klein anfangen, egal welcher Weg
Ob Einführung eines Produkts oder Entwicklung: Wir empfehlen einen begrenzten Start mit einer Abteilung oder einem Ablauf.
Beispiel
Rechenbeispiel: Lizenzen über fünf Jahre.
Ein typisches Szenario mit offengelegten Annahmen, um die Logik zu zeigen. Die Werte sind keine Marktpreise, sondern Platzhalter, die Sie durch Ihre eigenen Zahlen ersetzen.
Standardsoftware
Annahme: 40 Nutzer, Lizenzpreis pro Nutzer und Monat als Einheit L. Über 60 Monate ergibt das 2.400 L, dazu Einführung und jährliche Preisanpassungen von zum Beispiel 3 bis 5 %.
Individuelle Lösung
Einmaliger Entwicklungsaufwand plus jährliche Kosten für Hosting und Wartung. Die Nutzerzahl beeinflusst die Kosten kaum, ein elfter oder fünfzigster Nutzer kostet keine zusätzliche Lizenz.
Die versteckte Position
Annahme: 3 Mitarbeitende pflegen je 30 Minuten täglich Excel-Listen neben dem System. Bei 220 Arbeitstagen sind das 330 Stunden im Jahr – ein Posten, der in keinem Lizenzvergleich auftaucht.
Kosten und Dauer
Aufwand und Zeitrahmen der Entscheidung.
Die Entscheidung selbst sollte nicht Monate dauern. Der kostenlose 1-Tages-Prozess-Check endet mit einer Empfehlung und einer belastbaren Kostenschätzung für den empfohlenen Weg.
Was die Kosten beider Wege treibt
Bei Standardsoftware: Nutzerzahl, Module, Einführung und Anpassungen. Bei eigener Software: Anzahl der Rollen, Abläufe, Sonderfälle und Schnittstellen.
Wie lange die Umsetzung dauert
Eine Schnittstelle oder ein kleines Zusatztool zum Standardsystem ist oft in wenigen Wochen fertig. Eine eigene Fachanwendung mit mehreren Rollen braucht meist 2 bis 4 Monate bis zur ersten Version.
Was laufend bleibt
Beim Standard Lizenzen und Updates des Anbieters, bei eigener Software Hosting, Wartung und Weiterentwicklung. Beides gehört in den Vergleich.
Entwicklung nach Technologie
Offene Technik für den Fall, dass Sie entwickeln
Wenn eigene Software die bessere Wahl ist, setzen wir auf verbreitete Open-Source-Technik wie Laravel, React und PostgreSQL. Das hält Sie unabhängig – auch von uns.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Empfehlen Sie als Entwickler nicht immer Individualsoftware?
Nein. Wir prüfen vorher, ob ein Standardprodukt reicht, und sagen es Ihnen, wenn das so ist. Für Buchhaltung, Lohn oder E-Mail schlagen wir keine eigene Lösung vor. Uns interessiert der Teil, für den es nichts Passendes gibt.
Können wir mit Standardsoftware anfangen und später wechseln?
Ja, das ist oft ein guter Weg. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass sich die Daten vollständig exportieren lassen. Dann bleibt ein späterer Umstieg oder eine Ergänzung durch eigene Software machbar.
Was ist mit SaaS-Lösungen und Datenschutz?
Viele SaaS-Anbieter bieten Rechenzentren in der EU und einen Auftragsverarbeitungsvertrag an. Prüfen Sie Speicherort, Unterauftragnehmer und Exportmöglichkeiten vor dem Vertrag. Bei eigener Software legen Sie den Serverstandort selbst fest.
Ist individuelle Software nicht ein höheres Risiko?
Das Risiko liegt vor allem in einem zu großen ersten Umfang und in der Abhängigkeit von einzelnen Personen. Ein kleiner Start, verbreitete Technik und die Übergabe des Quellcodes an Sie reduzieren beides deutlich.
Wie viel kostet die Entscheidungshilfe?
Der 1-Tages-Prozess-Check ist kostenlos und unverbindlich. Wenn am Ende ein Standardprodukt empfohlen wird, ist das für uns ein gutes Ergebnis.
[ Gemeinsam starten ]
Kaufen oder entwickeln? Lassen Sie uns gemeinsam draufschauen.
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check sehen wir uns Ihren Ablauf einen Tag lang an, vor Ort oder remote. Sie erhalten ein schriftliches Konzept mit klarer Empfehlung und Kostenschätzung. Unverbindlich, auch wenn die Empfehlung Standardsoftware heißt.