Außendienst App entwickeln: Kundendaten dabei, Berichte sofort im Büro.
„Was hat der Kunde zuletzt bestellt? Ich ruf gleich mal im Büro an.“ So beginnt bei vielen Außendienstlern jeder zweite Termin. Wir entwickeln Apps, mit denen Ihr Außendienst die Kundenhistorie auch im Funkloch dabeihat und Besuche direkt vor Ort dokumentiert. Der Innendienst sieht Zusagen und Aufträge, sobald das Handy wieder Netz hat.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Beim Kunden
- Historie, offene Posten, letzte Bestellungen
- Nach dem Termin
- Bericht mit Fotos und Sprachnotiz
- Ohne Netz
- Offline arbeiten, später synchronisieren
Das Problem
Der Außendienst weiß viel – nur nicht das, was gerade im System steht.
Im Büro liegen alle Daten im CRM oder ERP. Beim Kunden hat der Vertriebler meist nur sein Gedächtnis, ein Notizbuch und ein Handy mit schwachem Empfang. Diese Lücke kostet Zeit auf beiden Seiten.
„Ich weiß beim Kunden nicht, ob noch Rechnungen offen sind“
Der Kunde will nachbestellen, hat aber drei überfällige Rechnungen. Der Außendienst erfährt das erst, wenn die Buchhaltung den Auftrag stoppt.
„Die Besuchsberichte schreibe ich abends im Hotel“
Nach sechs Terminen am Tag werden Berichte aus dem Kopf nachgetragen – oder am Freitag gesammelt. Details wie Mengen, Wettbewerbspreise oder Ansprechpartner gehen dabei regelmäßig verloren.
„Im Industriegebiet habe ich kein Netz“
Hallen, Keller und ländliche Gegenden haben oft keinen Empfang. Eine Web-Anwendung ohne Offline-Modus zeigt dann nur einen Ladekreis.
„Der Innendienst hört erst Tage später von meinen Zusagen“
Ein Sonderpreis oder Liefertermin wird beim Kunden zugesagt, aber erst mit dem Wochenbericht weitergegeben. Bis dahin hat der Innendienst den Auftrag womöglich schon zu anderen Konditionen bestätigt.
„Wenn ein Kollege geht, geht sein Wissen mit“
Wann zuletzt reklamiert wurde, wer im Einkauf entscheidet – das steht oft nur im Notizbuch. Bei Kündigung fängt der Nachfolger bei null an.
Bisherige Lösungen
Warum die üblichen Lösungen unterwegs nicht reichen
Oft scheitert es nicht an der Idee, sondern an Netz, Bedienung oder fehlender Anbindung.
CRM im Handy-Browser
Die Weboberfläche des CRM ist für den Schreibtisch gebaut. Auf dem Handy sind Masken zu klein, und ohne Netz geht gar nichts. Wenn Ihr Außendienst meist in Regionen mit gutem Empfang unterwegs ist und nur nachschlagen will, kann das trotzdem genügen.
Mobile App des CRM-Herstellers
Viele Hersteller bieten eine App an, und die ist oft ein guter Start. Schwierig wird es, wenn offene Posten aus dem ERP, eigene Berichtsfelder oder Auftragserfassung mit Ihren Preisen gebraucht werden. Das prüfen wir zuerst, bevor wir etwas Eigenes vorschlagen.
Excel-Liste und Sprachnachricht an den Innendienst
Funktioniert erstaunlich lange bei zwei oder drei Außendienstlern. Ab einer größeren Mannschaft liest niemand mehr alle Nachrichten, und Auswertungen über Besuche oder Potenziale sind kaum möglich.
Leistungsbausteine
Eine App, die für den Termin beim Kunden gebaut ist.
Wir entwickeln die App mit React Native und Expo für iOS und Android aus einer Codebasis – oder als Web-App, wenn das reicht. Entscheidend ist, dass sie offline zuverlässig funktioniert und mit Ihren bestehenden Systemen spricht.
Offline arbeiten, später synchronisieren
Kunden, Artikel und Historie für das eigene Gebiet liegen lokal auf dem Gerät. Neue Berichte und Aufträge werden gespeichert und übertragen, sobald wieder Netz da ist. Konflikte löst die App nach festen Regeln.
- Lokaler Datenbestand
- Automatischer Abgleich
- Konfliktregeln
Kundenhistorie auf einen Blick
Vor dem Termin sieht der Außendienst letzte Bestellungen, offene Posten, Reklamationen und die Notizen der Kollegen. Die Daten kommen aus CRM und ERP, nicht aus einer zweiten Pflege.
- Letzte Bestellungen
- Offene Posten
- Ansprechpartner
Besuchsbericht in zwei Minuten
Ein kurzes Formular mit Ihren Feldern, dazu Fotos vom Regal oder der Anlage und eine Sprachnotiz. Zusagen wie Sonderpreise oder Termine werden als Aufgabe an den Innendienst weitergegeben.
- Fotos
- Sprachnotiz
- Aufgabe an Innendienst
Aufträge erfassen und Touren planen
Aufträge mit Ihren Artikeln und Kundenpreisen direkt beim Kunden aufnehmen. Dazu eine einfache Tourenplanung: Wer liegt auf dem Weg, wer wurde lange nicht besucht.
- Auftragserfassung
- Kundenpreise
- Besuchsplanung
Betrieb ohne Überraschungen
Die Serverseite läuft bei einem Hoster in Deutschland, App-Updates verteilen wir über die Stores oder Ihre Geräteverwaltung. Bei Fragen sprechen Sie direkt mit den Entwicklern der App. Der Quellcode gehört Ihnen.
- Hosting in Deutschland
- Updates
- Quellcode beim Kunden
Zusammenarbeit
Zuerst fahren wir gedanklich einen Tag mit.
Eine Außendienst-App muss zu echten Terminen passen, nicht zu einer Folie. Deshalb starten wir mit dem Ablauf Ihres Außendienstes und den Daten, die er beim Kunden wirklich braucht.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir sprechen mit Außen- und Innendienst, sehen uns CRM, ERP und heutige Berichte an und klären, was offline verfügbar sein muss.
Klickbarer Entwurf auf dem Handy
Zwei oder drei Außendienstler testen Kundenansicht und Besuchsbericht auf ihrem eigenen Gerät. Was im Auto umständlich ist, fliegt raus.
App, Synchronisation und Anbindung
Wir bauen die App, den Server für den Abgleich und die Schnittstellen zu CRM und ERP. Funklöcher testen wir gezielt mit.
Pilot mit einem Gebiet
Ein Team arbeitet einige Wochen mit der App. Danach passen wir an und rollen sie auf weitere Gebiete aus.
Beispiel
Rechenbeispiel: Was nachträgliches Berichtschreiben kostet
Ein typisches Szenario mit offengelegten Annahmen. Ihre Zahlen setzen wir im Prozess-Check ein – das Ergebnis ist eine Schätzung, kein Versprechen.
Berichte nachtragen
Annahme: 8 Außendienstler, je 25 Besuche pro Woche, je 6 Minuten Nacharbeit am Abend. Das sind rund 20 Stunden pro Woche. Mit einem Bericht direkt nach dem Termin halbiert sich das realistisch, oft geht es noch schneller.
Rückrufe ins Büro
Annahme: 3 Rückfragen pro Außendienstler und Tag zu Preisen, offenen Posten oder Lieferstand, je 5 Minuten auf beiden Seiten. Bei 8 Personen sind das rund 4 Stunden täglich, verteilt auf Außen- und Innendienst.
Verzögerte Zusagen
Wenn Zusagen erst mit dem Wochenbericht ankommen, vergehen im Schnitt zwei bis vier Tage. Mit der App sind es Minuten nach dem nächsten Netzempfang.
Kosten und Dauer
Kosten und Dauer
Einen Pauschalpreis nennen wir nicht, weil Anbindung und Offline-Umfang stark schwanken. Der kostenlose 1-Tages-Prozess-Check endet mit einer belastbaren Kostenschätzung.
Was den Aufwand treibt
Vor allem die Schnittstellen zu CRM und ERP, die Menge an Offline-Daten und die Frage, ob Aufträge mit Preislogik erfasst werden. Ein reines Nachschlage- und Berichtstool ist deutlich kleiner.
Dauer
Eine erste nutzbare Version mit Kundenansicht und Besuchsbericht ist meist nach 8–12 Wochen im Pilot. Auftragserfassung und Tourenplanung folgen in weiteren Ausbaustufen.
Laufende Kosten
Server und Hosting, die Entwicklerkonten bei Apple und Google sowie Wartung für neue Betriebssystemversionen. Die Stores verlangen regelmäßig Anpassungen.
Entwicklung nach Technologie
Eine Codebasis für iOS und Android
Die App entwickeln wir mit React Native, Expo und TypeScript. Der Server für Synchronisation und Schnittstellen läuft mit Laravel und PostgreSQL.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Reicht nicht die App unseres CRM-Anbieters?
Manchmal ja. Wenn sie offline funktioniert und die Daten zeigt, die Ihr Außendienst braucht, empfehlen wir sie. Eine eigene App lohnt sich eher, wenn Daten aus mehreren Systemen zusammenkommen oder Berichte und Aufträge nach Ihren Regeln laufen sollen.
Native App oder Web-App?
Für zuverlässigen Offline-Betrieb, Kamera und Sprachnotizen ist eine App meist die robustere Wahl. Wenn Ihr Außendienst fast immer Netz hat und nur nachschlägt, kann eine Web-App genügen. Das entscheiden wir gemeinsam nach dem Prozess-Check.
Was ist der Unterschied zu einer Mitarbeiter-App?
Eine Mitarbeiter-App richtet sich an alle Beschäftigten, etwa für Informationen, Schichten oder Anträge. Die Außendienst-App ist ein Arbeitswerkzeug für Vertrieb und Service beim Kunden, mit Kundenhistorie, Berichten und Aufträgen.
Was passiert, wenn ein Handy verloren geht?
Die App speichert Daten verschlüsselt und verlangt eine Anmeldung. Zugänge lassen sich serverseitig sperren.
Müssen wir Daten doppelt pflegen?
Nein, das ist gerade nicht das Ziel. Kunden und Artikel kommen aus Ihren Systemen, Berichte und Aufträge gehen dorthin zurück. Welche Schnittstellen Ihr CRM oder ERP anbietet, prüfen wir vorab.
[ Gemeinsam starten ]
Wie sieht ein Tag Ihres Außendienstes heute aus?
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check sehen wir uns Termine, Berichte und den Weg ins Büro an – vor Ort oder remote. Danach erhalten Sie ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung. Unverbindlich.