OnLouis GmbH
Internes Rechnungsprogramm
Rechnungen erstellen, per E-Mail versenden und als PDF ausgeben. Artikel und Beträge werden zentral verwaltet.
Projekt ansehenAngebotserstellung automatisieren, ohne die Kalkulation aus der Hand zu geben.
„Das Angebot schicke ich Ihnen bis Ende nächster Woche.“ Bis dahin hat der Wettbewerber oft schon geliefert. Wir bilden Ihre Kalkulationsregeln in einer Anwendung ab, damit auch Kolleginnen und Kollegen außerhalb der Geschäftsführung korrekte Angebote erstellen können. Das PDF geht direkt aus dem System an den Kunden.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Grundlage
- Artikel, Stücklisten und Stundensätze an einem Ort
- Kontrolle
- Freigabe ab einer festgelegten Rabattgrenze
- Ergebnis
- Einheitliches PDF-Angebot, per E-Mail versendet
Das Problem
Das Angebot hängt an einer Person und einer Tabelle.
In vielen Betrieben ist das Angebot der langsamste Schritt im Vertrieb. Nicht weil es kompliziert wäre, sondern weil das Wissen über Preise und Zuschläge in wenigen Köpfen und einem Kalkulationsblatt steckt.
Für ein Angebot brauchen wir drei bis fünf Tage
Die Anfrage liegt im Postfach, der Kalkulator ist auf der Baustelle oder beim Kunden. Zwischen Anfrage und Angebot vergeht fast eine Woche, auch bei Standardpositionen.
Nur der Chef weiß, welche Zuschläge gelten
Materialaufschlag, Kleinmengenzuschlag, Montagepauschale: Die Regeln stehen nirgends geschrieben. Neue Mitarbeiter im Vertrieb können deshalb keine Angebote selbstständig erstellen.
Im Kalkulationsblatt stehen noch die Preise vom letzten Jahr
Einkaufspreise ändern sich, die Excel-Kalkulation wird aber nur gelegentlich angepasst. Wer mit einer alten Kopie arbeitet, kalkuliert unbemerkt mit zu niedriger Marge.
Jedes Angebot sieht anders aus
Mal Word, mal Excel, mal mit altem Logo. Positionstexte, Zahlungsbedingungen und Gültigkeit wechseln je nach Ersteller. Professionell wirkt das nicht.
Ob jemand nachgefasst hat, weiß keiner
Versendete Angebote liegen im Gesendet-Ordner einzelner Personen. Eine Übersicht über offene Angebote fehlt, und Nachfassen nach zwei Wochen wird regelmäßig vergessen.
Bisherige Lösungen
Warum es mit den üblichen Mitteln nicht schneller wird.
Die bisherigen Werkzeuge haben ihren Platz. Sie stoßen aber an Grenzen, sobald mehrere Personen Angebote erstellen sollen.
Die bessere Excel-Vorlage
Eine gepflegte Kalkulationsvorlage ist für einen einzelnen Kalkulator mit überschaubarem Sortiment völlig in Ordnung. Sobald mehrere Kopien kursieren, weiß niemand mehr, welche Preise und Formeln gelten.
Das Angebotsmodul im ERP
Für reine Handelsware mit festen Preisen reicht das häufig. Mehrstufige Kalkulationen mit Stücklisten, Arbeitszeit und Zuschlägen lassen sich dort oft nur umständlich oder gar nicht abbilden.
Eine allgemeine Angebotssoftware
Solche Tools erzeugen schöne PDFs. Ihre eigene Kalkulationslogik kennen sie aber nicht, und die Preise müssen doppelt gepflegt werden. Prüfen sollten Sie diese Option trotzdem, und das tun wir mit Ihnen.
Leistungsbausteine
Ihre Kalkulation als Software.
Wir schreiben die Regeln auf, nach denen Sie heute im Kopf oder in Excel rechnen, und setzen sie in einer Web-Anwendung um. Der Vertrieb wählt Positionen, das System rechnet, die erfahrenen Leute prüfen nur noch Grenzfälle.
Artikel, Stücklisten und Stundensätze zentral
Alle Preise und Bausteine liegen an einem Ort. Ändert sich ein Einkaufspreis, wirkt das auf jedes neue Angebot. Alte Angebote behalten ihren damaligen Stand.
- Artikelstamm
- Stücklisten
- Stundensätze
Kalkulationsregeln, die jeder nutzen kann
Aufschläge, Mengenstaffeln, Mindestmengen und Pauschalen werden als Regeln hinterlegt. Die Marge pro Position und für das ganze Angebot ist jederzeit sichtbar.
- Zuschläge
- Mengenstaffeln
- Margenanzeige
Freigabe bei Rabatt oder geringer Marge
Unterschreitet ein Angebot die Mindestmarge oder liegt der Rabatt über der vereinbarten Grenze, geht es zur Freigabe an die zuständige Person. Diese sieht die Kalkulation und gibt mit einem Klick frei oder schreibt zurück.
- Freigabegrenzen
- Kommentar
- Protokoll
PDF-Angebot und Versand per E-Mail
Das Angebot entsteht immer im gleichen Layout mit Ihren Texten und Bedingungen. Es wird als PDF erzeugt und direkt per E-Mail verschickt. Eine Wiedervorlage erinnert ans Nachfassen.
- Einheitliches Layout
- E-Mail-Versand
- Wiedervorlage
Anbindung an CRM und ERP, Betrieb in Deutschland
Angenommene Angebote werden als Auftrag an Ihr ERP oder als Verkaufschance an Ihr CRM übergeben, sofern eine Schnittstelle vorhanden ist. Wir hosten in Deutschland, kümmern uns um Updates, und Sie reden direkt mit den Entwicklern.
- ERP-Übergabe
- CRM-Abgleich
- Hosting in Deutschland
Zusammenarbeit
Von der Kalkulation im Kopf zur Regel im System.
Der wichtigste Teil ist nicht die Programmierung, sondern das Aufschreiben Ihrer Kalkulationslogik. Dafür nehmen wir uns Zeit.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir begleiten einen Tag lang, wie bei Ihnen ein Angebot entsteht, vor Ort oder remote. Am Ende steht ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung.
Regeln mit dem Kalkulator aufschreiben
Anhand echter Angebote der letzten Monate halten wir fest, wie gerechnet wird. Dabei fallen oft Widersprüche auf, die wir mit Ihnen klären.
Anwendung bauen und nachrechnen
Wir entwickeln die Kalkulation und das PDF-Layout. Alte Angebote rechnen wir zur Kontrolle nach, bis die Ergebnisse übereinstimmen.
Mit dem Vertrieb starten
Erst erstellen ein oder zwei Personen ihre Angebote im System. Danach kommt das restliche Team dazu und die Excel-Vorlage wird stillgelegt.
Beispiel
Rechenbeispiel: 25 Angebote im Monat.
Die Annahmen sind offengelegt und dienen nur der Einordnung. Dass Artikel zentral verwaltet, Dokumente als PDF ausgegeben und per E-Mail versendet werden, setzen wir zum Beispiel auch in unserem internen Rechnungsprogramm ein.
Annahme: 90 Minuten pro Angebot heute
Suchen, Kalkulieren, Texte zusammenstellen und Formatieren dauern zusammen rund 90 Minuten. Bei 25 Angeboten sind das etwa 37 Stunden im Monat.
Realistisch: 20 bis 40 Minuten mit System
Standardangebote gehen deutlich schneller, komplexe Sonderfälle weniger. Grob gerechnet bleiben 8 bis 17 Stunden im Monat, also eine Ersparnis von 20 bis 29 Stunden.
Antwortzeit und Nachfassquote
Wenn das Angebot statt nach 4 Tagen am selben oder nächsten Tag beim Kunden ist und jedes offene Angebot eine Wiedervorlage bekommt, steigt die Chance auf den Auftrag. Wie stark, hängt von Ihrem Markt ab.
Passende Projekte aus unseren Referenzen
Alle ProjekteKosten und Dauer
Was den Aufwand bestimmt und wie lange es dauert.
Eine Kalkulation mit zehn Artikeln und einer Regel ist schnell gebaut, eine mit mehrstufigen Stücklisten nicht. Der kostenlose 1-Tages-Prozess-Check liefert Ihnen eine belastbare Kostenschätzung.
Aufwandstreiber
Komplexität der Kalkulationsregeln, Umfang von Artikelstamm und Stücklisten, Zahl der Freigabestufen und die Schnittstellen zu ERP und CRM.
Zeitrahmen
Eine erste Version für Ihre häufigsten Angebotsarten ist meist nach 6 bis 10 Wochen im Einsatz. Seltene Sonderfälle ergänzen wir danach.
Laufend
Hosting und Wartung fallen monatlich an. Preispflege machen Sie selbst in der Oberfläche, dafür brauchen Sie uns nicht.
Entwicklung nach Technologie
Bewährte Technik für Kalkulation und PDF
Kalkulationslogik, PDF-Erzeugung und E-Mail-Versand laufen in Laravel, die Daten liegen in PostgreSQL. Die Oberfläche für den Vertrieb bauen wir mit React und TypeScript.
Laravel AgenturLaravel-Anwendungen entwickeln, übernehmen und betreuen lassen.Leistungen ansehen PostgreSQL AgenturPostgreSQL-Datenbanken planen, integrieren und optimieren lassen.Leistungen ansehen React AgenturReact-Frontends, Dashboards und Kundenportale entwickeln lassen.Leistungen ansehen TypeScript AgenturTypeScript-Anwendungen entwickeln und JavaScript-Projekte migrieren lassen.Leistungen ansehen
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Unsere Kalkulation ist zu individuell. Geht das überhaupt?
Fast jede Kalkulation folgt Regeln, auch wenn sie nie aufgeschrieben wurden. Wo wirklich Erfahrung entscheidet, lassen wir manuelle Anpassungen zu und machen sie sichtbar. Das System ersetzt den Kalkulator nicht, es nimmt ihm die Routine ab.
Können wir unsere vorhandene Excel-Kalkulation übernehmen?
Die Formeln und Preise dienen uns als Grundlage. Artikel und Stücklisten importieren wir, die Logik übersetzen wir in Regeln. Danach rechnen wir alte Angebote nach, um sicherzugehen, dass dasselbe herauskommt.
Reicht nicht das Angebotsmodul unseres ERP?
Bei Handelsware mit festen Preisen oft schon, und dann empfehlen wir Ihnen das auch. Eigene Software lohnt sich vor allem bei Stücklisten, Arbeitszeit, Zuschlägen und Freigaben, die das ERP nicht sauber abbildet.
Wer pflegt später die Preise?
Sie selbst. Artikel, Stundensätze und Zuschläge ändern Sie in der Oberfläche. Wir sind nur gefragt, wenn sich die Logik der Kalkulation grundlegend ändert.
Was passiert, wenn OnLouis nicht mehr verfügbar ist?
Sie bekommen den Quellcode und können ihn von jedem anderen Dienstleister weiterentwickeln lassen. Wir verwenden dafür bewusst verbreitete Open-Source-Technik.
[ Gemeinsam starten ]
Wie lange dauert Ihr nächstes Angebot?
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check schauen wir uns einen Tag lang an, wie Sie heute kalkulieren, bei Ihnen oder remote. Sie erhalten ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung. Unverbindlich.