OnLouis GmbH
Internes Rechnungsprogramm
Rechnungen erstellen, per E-Mail versenden und als PDF ausgeben. Artikel und Beträge werden zentral verwaltet.
Projekt ansehenExcel mit mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeiten.
„Die Datei ist gesperrt, sie wird von Frau Müller verwendet.“ Spätestens wenn diese Meldung täglich kommt, ist die Tabelle zum Engpass geworden. Wir zeigen Ihnen ehrlich, wann Microsoft 365 das Problem löst und wann eine kleine Web-Anwendung die bessere Wahl ist.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Ausgangslage
- Eine zentrale Excel-Datei für mehrere Personen
- Erster Schritt
- Prüfen, ob Co-Authoring in Microsoft 365 genügt
- Wenn nicht
- Web-Anwendung mit Rechten, Historie und Excel-Export
Das Problem
Die Liste ist wichtig geworden, die Datei nicht mitgewachsen.
Viele Excel-Dateien beginnen als Hilfsmittel für eine Person. Ein paar Jahre später hängen Disposition, Vertrieb oder Buchhaltung daran. Die Symptome sind fast überall dieselben.
Ich komme nicht rein, die Datei ist schon wieder gesperrt
Liegt die Datei auf einem klassischen Netzlaufwerk, kann nur eine Person schreiben. Alle anderen öffnen schreibgeschützt oder warten. Wer kurz zum Mittag geht und die Datei offen lässt, blockiert die Abteilung.
Welche ist denn jetzt die aktuelle Version?
Um nicht zu warten, speichert jemand eine Kopie. Bald liegen Liste_final.xlsx, Liste_final_v3.xlsx und Liste_final_v3_Peter.xlsx nebeneinander. Das Zusammenführen kostet jede Woche Zeit und geht nicht immer gut.
Meine Zeilen von gestern sind weg
Beim Sortieren nur einer Spalte oder beim Einfügen über bestehende Einträge werden Daten überschrieben. Oft merkt das erst jemand Tage später, wenn ein Kunde nachfragt.
Niemand weiß, wer den Preis geändert hat
Eine Zahl stimmt nicht mehr, aber es gibt keinen Hinweis, wer sie wann und warum geändert hat. Für Rückfragen oder eine Prüfung durch den Steuerberater ist das unangenehm.
Bisherige Lösungen
Was Microsoft 365 löst und wo es aufhört.
Zuerst die gute Nachricht: Für viele Fälle reicht gemeinsames Bearbeiten in Microsoft 365. Wir raten Ihnen dazu, wenn es passt. Die Grenzen sollten Sie aber kennen.
Co-Authoring über SharePoint, OneDrive oder Teams
Liegt die Datei dort und ist automatisches Speichern aktiv, arbeiten mehrere Personen gleichzeitig darin. Für Listen ohne Makros mit überschaubarer Zahl an Nutzern ist das oft die einfachste Lösung.
Makros, Verknüpfungen und Pflichtfelder
VBA-Makros laufen in Excel im Browser nicht, und Verknüpfungen zwischen mehreren Dateien brechen beim Verschieben leicht. Datenüberprüfung lässt sich durch Einfügen umgehen. Echte Pflichtfelder gibt es nicht.
Rechte und Historie pro Datensatz
Blattschutz ist kein Rechtekonzept: Wer die Datei bearbeiten darf, darf grundsätzlich alles. Den Versionsverlauf gibt es pro Datei, eine dauerhafte Historie je Zeile und Feld mit Name und Grund fehlt.
Leistungsbausteine
Datensätze statt Datei.
Wenn Excel nicht mehr reicht, bauen wir eine schlanke Web-Anwendung für genau diese Liste. Jeder Eintrag ist ein Datensatz in einer Datenbank. Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig, ohne sich zu sperren.
Gleichzeitig arbeiten ohne Sperre
Gesperrt wird höchstens der einzelne Datensatz, an dem gerade jemand arbeitet, nicht die ganze Liste. Änderungen anderer sind nach dem Speichern sofort sichtbar.
- Kein „wird verwendet“
- Eine aktuelle Version
- Filter pro Person
Rechte pro Rolle, Zeile und Spalte
Der Vertrieb sieht seine Kunden, die Buchhaltung auch die Konditionen. Felder wie Einkaufspreis können für einzelne Rollen ausgeblendet oder schreibgeschützt sein.
- Rollen
- Sichtbare Felder
- Pflichtfelder
Lückenlose Änderungshistorie
Zu jedem Feld ist gespeichert, wer es wann von welchem Wert auf welchen geändert hat. Versehentlich gelöschte Einträge lassen sich wiederherstellen.
- Wer, wann, was
- Alter und neuer Wert
- Wiederherstellen
Excel bleibt als Werkzeug erhalten
Die bestehende Datei importieren wir einmalig. Danach exportieren Sie jederzeit als Excel für Auswertungen oder Pivot-Tabellen. Nur die Pflege der Daten findet in der Anwendung statt.
- Import der Altdaten
- Export nach Excel
- Gewohnte Spalten
Betrieb ohne eigene IT-Abteilung
Die Anwendung läuft im Browser und wird auf Servern in Deutschland betrieben. Updates und Backups übernehmen wir. Bei Fragen erreichen Sie direkt die Person, die den Code geschrieben hat, und der Quellcode gehört Ihnen.
- Hosting in Deutschland
- Backups und Updates
- Quellcode für Sie
Zusammenarbeit
Erst prüfen, dann bauen.
Nicht jede überlastete Tabelle braucht Software. Deshalb klären wir zuerst, ob eine Umstellung in Microsoft 365 schon genügt.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir sehen uns Ihre Datei und die Arbeit damit einen Tag lang an, vor Ort oder remote. Sie erhalten ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung oder die Empfehlung, bei Excel zu bleiben.
Spalten in ein Datenmodell übersetzen
Aus Tabellenblättern werden Datensätze mit klaren Feldern. Wir klären, welche Formeln Regeln sind und welche Felder Pflicht werden.
Anwendung bauen und Altdaten übernehmen
Wir entwickeln Oberfläche, Rechte und Historie. Die vorhandene Datei importieren wir testweise und bereinigen Dubletten mit Ihnen.
Umstellen und Excel schreibschützen
Nach einem Stichtag wird nur noch in der Anwendung gepflegt. Die alte Datei bleibt schreibgeschützt als Nachschlagewerk erhalten.
Beispiel
Typisches Szenario: eine Auftragsliste für acht Personen.
Die Annahmen sind bewusst einfach gehalten. Ein Beispiel für zentral gepflegte Daten mit PDF-Ausgabe ist unser internes Rechnungsprogramm, in dem Artikel und Rechnungen an einem Ort verwaltet werden.
Annahme: 8 Nutzer, je 3 Wartezeiten am Tag
Wartet jede Person dreimal täglich 5 Minuten auf die gesperrte Datei, sind das zusammen 2 Stunden am Tag oder rund 40 Stunden im Monat.
Zusammenführen von Kopien
Braucht jemand pro Woche 2 Stunden, um Parallelversionen abzugleichen, kommen gut 8 Stunden im Monat hinzu. Diese Arbeit entfällt mit einer einzigen Datenquelle vollständig.
Fehler, die nicht mehr verloren gehen
Überschriebene Einträge passieren weiterhin, lassen sich aber über die Historie in Minuten statt in Stunden aufklären. Wie viel das ausmacht, hängt davon ab, wie oft Sie heute Fehler suchen.
Passende Projekte aus unseren Referenzen
Alle ProjekteKosten und Dauer
Womit Sie rechnen sollten.
Eine Liste mit zehn Spalten ist etwas anderes als eine Arbeitsmappe mit zwanzig verknüpften Blättern. Den kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check schließen wir mit einer belastbaren Kostenschätzung ab.
Aufwandstreiber
Anzahl der Tabellenblätter, versteckte Logik in Formeln und Makros, Feinheit der Rechte und die Qualität der Altdaten. Auch Anbindungen an andere Programme erhöhen den Umfang.
Dauer
Eine einzelne Liste mit Rechten und Historie ist oft nach 4 bis 8 Wochen nutzbar. Bei mehreren verknüpften Dateien planen wir in Ausbaustufen.
Laufender Betrieb
Es fallen Hosting und Wartung an, keine Lizenz pro Benutzer. Weitere Kolleginnen und Kollegen hinzuzufügen kostet also nicht automatisch mehr.
Entwicklung nach Technologie
Technik, die Sie nicht festlegt
Wir entwickeln mit Laravel und PostgreSQL im Hintergrund und einer Oberfläche in React. Das sind verbreitete Open-Source-Werkzeuge, die viele Entwickler kennen.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Reicht es nicht, die Datei nach SharePoint zu verschieben?
Oft ja. Wenn die Datei keine Makros braucht, keine Verknüpfungen zu anderen Dateien hat und alle Nutzer alles sehen dürfen, ist das der günstigste Weg. Wir sagen Ihnen das im Prozess-Check auch so.
Was passiert mit unseren Makros?
Wir lesen den VBA-Code und übersetzen die Logik in die Anwendung. Was ein Makro heute auf Knopfdruck erledigt, läuft dort meist automatisch beim Speichern.
Können wir weiter mit Excel auswerten?
Ja. Ein Export als Excel-Datei gehört zum Standard. Viele Teams pflegen die Daten in der Anwendung und bauen ihre Auswertungen weiter in Excel.
Wie aufwendig ist die Übernahme der Daten?
Das hängt von der Ordnung in der Datei ab. Zusammengeführte Zellen, Freitext in Datumsspalten oder Dubletten bereinigen wir gemeinsam mit Ihnen vor dem Import. Dafür planen wir einen Probeimport ein.
Was, wenn OnLouis das System nicht mehr betreut?
Der Quellcode gehört Ihnen. Weil wir auf verbreitete Open-Source-Technik setzen, kann ein anderer Dienstleister übernehmen. Die Daten lassen sich jederzeit vollständig exportieren.
[ Gemeinsam starten ]
Schicken Sie uns Ihre Problem-Datei.
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check sehen wir uns an einem Tag an, wie Ihr Team mit der Datei arbeitet, bei Ihnen vor Ort oder remote. Danach haben Sie ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung. Unverbindlich.