Access-Datenbank ablösen, bevor sie ausfällt.
„Die Datenbank hat Herr Becker vor fünfzehn Jahren gebaut, und nur er weiß, wie sie funktioniert.“ So beginnen viele unserer Gespräche. Wir übernehmen Daten und Logik aus Ihrer Access-Lösung in eine Web-Anwendung, die mehrere Personen gleichzeitig nutzen können. Ihr Betrieb läuft während der Umstellung weiter.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Heute
- ACCDB- oder MDB-Datei auf dem Netzlaufwerk
- Danach
- PostgreSQL-Datenbank mit Browser-Oberfläche
- Übergang
- Testmigration und Parallelbetrieb
Das Problem
Die Datenbank läuft. Noch.
Access war für viele Betriebe ein guter Weg, eigene Abläufe schnell abzubilden. Mit den Jahren sind daraus geschäftskritische Programme geworden. Die Warnsignale kommen meist nicht auf einmal, sondern schleichend.
Nur ein Kollege traut sich an die Formulare
Formulare, Berichte und VBA-Module hat eine einzige Person gebaut. Geht sie in Rente oder wird krank, kann niemand mehr ein Feld ergänzen oder einen Fehler beheben.
Morgens muss erst komprimiert und repariert werden
Auf dem Netzlaufwerk wird die Datei immer wieder beschädigt, zum Beispiel wenn eine WLAN-Verbindung abbricht. Dann heißt es: alle raus, reparieren, Backup suchen. Zudem ist eine Access-Datei auf 2 GB begrenzt.
Nach dem Office-Update startet nichts mehr
Neue Rechner kommen mit 64-Bit-Office. Alte VBA-Aufrufe von Windows-Funktionen und ActiveX-Steuerelemente laufen dann je nach Code nicht mehr. Teilweise wird eine alte Office-Version nur noch wegen der Datenbank behalten.
Sobald mehrere gleichzeitig arbeiten, wird es zäh
Formulare laden langsam, Datensätze sind gesperrt, gelegentlich erscheinen Schreibkonflikte. Je mehr Kolleginnen und Kollegen damit arbeiten, desto häufiger.
Von unterwegs oder im Homeoffice geht nichts
Über VPN ist Access mit einer Datei auf dem Netzlaufwerk sehr langsam und beschädigungsanfällig. Außendienst und Homeoffice drucken deshalb Listen aus oder rufen im Büro an.
Bisherige Lösungen
Warum Zwischenlösungen das Problem oft nur vertagen.
Für jede dieser Varianten gibt es Situationen, in denen sie vernünftig ist. Die Grundprobleme lösen sie selten.
Frontend und Backend trennen
Eine aufgeteilte Datenbank ist stabiler als eine einzige Datei und als Sofortmaßnahme sinnvoll. Die Abhängigkeit vom VBA-Wissen und vom Netzlaufwerk bleibt aber bestehen.
Tabellen auf SQL Server verlagern, Access als Oberfläche behalten
Das verbessert Stabilität und Datenmenge. Für Teams, die Access weiter pflegen können, kann das reichen. Formulare, Office-Versionen und fehlender Zugriff von unterwegs bleiben aber Themen.
Eine Standardsoftware einführen
Wenn ein Branchenprogramm Ihre Abläufe abdeckt, ist das oft der beste Weg, und wir sagen Ihnen das. Gewachsene Access-Lösungen enthalten aber häufig Sonderregeln, die ein Standardprodukt nicht kennt.
Leistungsbausteine
So lösen wir Ihre Access-Datenbank ab.
Wir bauen nicht einfach nach, was da ist. Wir verstehen zuerst, was die Datenbank tatsächlich tut, und übernehmen dann Daten und Regeln in eine wartbare Anwendung.
Bestandsaufnahme der Datenbank
Wir analysieren Tabellen, Beziehungen, Abfragen, Formulare, Berichte und VBA-Module. So wird sichtbar, welche Logik wirklich genutzt wird und was seit Jahren tot ist.
- Tabellen und Beziehungen
- Abfragen und VBA
- Genutzte Berichte
Daten sauber nach PostgreSQL migrieren
Die Daten übernehmen wir in eine PostgreSQL-Datenbank mit klaren Feldtypen und Beziehungen. Dubletten, leere Pflichtfelder und uneinheitliche Schreibweisen machen wir vor der Übernahme sichtbar.
- Migrationsskript
- Datenprüfung
- Wiederholbare Läufe
Web-Oberfläche statt Access-Formulare
Die gewohnten Masken bilden wir im Browser nach, gern mit ähnlichem Aufbau. Berichte werden als PDF oder Excel ausgegeben. Zugriff ist aus Büro, Homeoffice und unterwegs möglich.
- Browser statt Office
- Mehrbenutzerbetrieb
- PDF- und Excel-Export
Testmigration und Parallelbetrieb
Wir migrieren mehrfach zur Probe, bevor es ernst wird. Ihr Team testet mit echten Daten. Am Stichtag wird die Access-Datei schreibgeschützt und bleibt als Archiv erhalten.
- Probeläufe
- Abnahme mit echten Daten
- Archiv der Altdatei
Betrieb und Wartung aus einer Hand
Die Anwendung läuft auf Servern in Deutschland, mit täglichen Backups und regelmäßigen Updates. Sie haben feste Ansprechpartner in der Entwicklung statt einer Hotline. Der Quellcode wird Ihr Eigentum.
- Hosting in Deutschland
- Backups
- Direkter Draht
Zusammenarbeit
Vier Schritte weg von der Access-Datei.
Die Umstellung planen wir so, dass es keinen Tag gibt, an dem Ihr Team nicht arbeiten kann.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Einen Tag lang sehen wir uns die Datenbank und die Arbeit damit an, bei Ihnen oder remote. Sie erhalten ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung.
Analyse und Datenmodell
Wir dokumentieren, was die Datenbank heute tut, und entwerfen das neue Datenmodell. Überflüssiges lassen wir nach Absprache weg.
Entwicklung mit Testmigrationen
Oberfläche und Logik entstehen schrittweise. Jede Testmigration zeigt, ob alle Datensätze sauber ankommen.
Stichtag und Begleitung
Nach der finalen Migration arbeiten alle in der neuen Anwendung. In den ersten Wochen sind wir für Rückfragen besonders schnell erreichbar.
Beispiel
Typisches Szenario: Auftragsdatenbank mit sechs Nutzern.
Ein Rechenbeispiel, keine Projektbeschreibung. Die Annahmen legen wir offen, Ihre eigenen Werte ermitteln wir im Prozess-Check.
Annahme: 2 Ausfälle im Monat à 1 Stunde
Muss die Datei zweimal im Monat repariert werden und können 6 Personen solange nicht arbeiten, gehen 12 Arbeitsstunden im Monat verloren, ohne den Aufwand für das Reparieren selbst.
Rückfragen aus dem Außendienst
Rufen 3 Außendienstler täglich je zweimal im Büro an, um einen Stand nachzufragen, und dauert das je 4 Minuten auf beiden Seiten, sind das rund 16 Stunden im Monat.
Das Wissensrisiko
Schwer zu beziffern, aber real: Fällt die einzige Person mit VBA-Kenntnis mehrere Wochen aus, kann ein kleiner Fehler den Betrieb tagelang behindern.
Kosten und Dauer
Aufwand und Dauer ehrlich geschätzt.
Wie groß eine Access-Lösung wirklich ist, zeigt erst der Blick hinein. Deshalb endet der kostenlose 1-Tages-Prozess-Check mit einer belastbaren Kostenschätzung.
Was den Umfang bestimmt
Anzahl der Formulare und Berichte, Menge an VBA-Code, Datenqualität und Schnittstellen zu anderen Programmen. Viele Datenbanken enthalten weniger aktive Logik, als es zunächst scheint.
Typische Dauer
Eine erste nutzbare Version für den Kernablauf steht meist nach 6 bis 12 Wochen. Umfangreiche Lösungen lösen wir in Etappen ab.
Laufende Kosten
Hosting, Backups und Wartung als monatlicher Posten. Office-Lizenzen nur wegen der Datenbank entfallen.
Entwicklung nach Technologie
Die Technik hinter der neuen Lösung
Die Daten liegen in PostgreSQL, einer freien und sehr verbreiteten Datenbank. Logik und Oberfläche entwickeln wir mit Laravel und React.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Gehen bei der Migration Daten verloren?
Wir prüfen nach jeder Testmigration Datensatzzahlen und Stichproben. Daten, die nicht sauber übernommen werden können, etwa ungültige Datumswerte, listen wir auf und klären sie mit Ihnen. Die alte Datei bleibt zusätzlich als Archiv erhalten.
Wir haben keine Dokumentation. Geht das trotzdem?
Ja, das ist der Normalfall. Wir lesen Tabellen, Abfragen und VBA-Code direkt aus der Datei. Ergänzend sprechen wir mit den Personen, die täglich damit arbeiten.
Müssen sich die Mitarbeiter komplett umgewöhnen?
Weniger als befürchtet. Wir orientieren uns an den bekannten Masken und Begriffen. Was umständlich war, verbessern wir nach Absprache, der Rest darf vertraut bleiben.
Ist eine Web-Anwendung sicher genug für unsere Daten?
Sie ist meist sicherer als eine Datei auf dem Netzlaufwerk. Es gibt Benutzerkonten, Rechte pro Rolle, verschlüsselte Verbindungen und tägliche Backups. Gehostet wird in Deutschland.
Was, wenn OnLouis irgendwann nicht mehr da ist?
Dann haben Sie nicht wieder dasselbe Problem wie heute. Sie besitzen den Quellcode, und PostgreSQL, Laravel und React sind weit verbreitet. Andere Entwickler finden sich darin schnell zurecht.
[ Gemeinsam starten ]
Zeigen Sie uns Ihre Access-Datenbank.
Beim kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check nehmen wir die Datenbank einen Tag lang auseinander, vor Ort in Ihrem Betrieb oder remote. Das Ergebnis ist ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung. Unverbindlich.