Zeiterfassung per App für Baustelle und Produktion.
„Die Stundenzettel kommen freitags, und die Hälfte davon kann ich nicht lesen.“ So klingt es in vielen Lohnbüros. Wir entwickeln Zeiterfassungs-Apps, mit denen Vorarbeiter und Mitarbeiter Stunden direkt auf Projekt, Auftrag oder Kostenstelle buchen. Die Bauleitung gibt frei, das Lohnbüro bekommt einen sauberen Export.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Erfassung
- Kommen, Gehen, Projekt- und Gerätezeiten
- Freigabe
- Durch Bauleiter oder Meister
- Weitergabe
- Export für Lohn und Nachkalkulation
Das Problem
Die Stunden sind geleistet – aber niemand weiß genau, wofür.
Auf Papier oder in einer Wochenliste lassen sich Anwesenheitszeiten irgendwie festhalten. Für Lohn, Nachkalkulation und Abrechnung beim Kunden reicht das selten.
„Freitags sammle ich zwanzig Stundenzettel ein“
Zettel liegen im Fahrzeug, werden verspätet abgegeben oder sind durchnässt. Vor dem Lohnlauf telefoniert das Büro hinterher, und ein Teil der Stunden wird aus dem Gedächtnis rekonstruiert.
„Die Stunden stehen auf dem falschen Projekt“
Wer an einem Tag auf zwei Baustellen war, schreibt oft nur eine auf. Kostenstellen werden verwechselt. Die Nachkalkulation zeigt am Ende ein Bild, das mit der Wirklichkeit wenig zu tun hat.
„Unsere Lohnbuchhalterin tippt zwei Tage im Monat ab“
Jede Zeile vom Zettel wird in das Lohnprogramm oder eine Excel-Liste übertragen. Zuschläge, Fahrzeiten und Auslöse werden einzeln nachgerechnet.
„Wie lange der Bagger lief, weiß keiner“
Maschinen- und Gerätestunden werden selten sauber erfasst. Dabei sind sie für die Abrechnung beim Auftraggeber und die eigene Kalkulation oft genauso wichtig wie die Personalstunden.
Bisherige Lösungen
Was es schon gibt – und wann das reicht
Für Zeiterfassung gibt es viele fertige Produkte. Für einen Teil der Betriebe ist das genau richtig.
Standard-Zeiterfassungs-Apps
Für reine Kommen- und Gehen-Erfassung gibt es gute und günstige Apps, und dann empfehlen wir die auch. Schwierig wird es bei Projektzeiten mit eigener Struktur, Kolonnenbuchung oder Gerätestunden.
Zeiterfassung im Branchenprogramm
Viele Bau- und Handwerkerprogramme haben ein Zeitmodul. Wenn es Ihre Abläufe abdeckt, ist das oft der kürzeste Weg. Es passt weniger, wenn Ihre Projektstruktur oder Freigabe anders läuft als vom Hersteller vorgesehen.
Excel-Wochenliste per Mail
Besser als Papier, solange der Betrieb klein ist. Ab mehreren Kolonnen fehlen Prüfung, Freigabe und eine verlässliche Zuordnung zum Projekt.
Leistungsbausteine
Zeiterfassung, die zu Ihrem Betrieb passt.
Eine eigene App lohnt sich, wenn Zeiten auf Projekte, Aufträge oder Geräte gebucht, durch Vorarbeiter erfasst und für Lohn und Nachkalkulation weiterverarbeitet werden. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 besteht zudem eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Die Details klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung, das ist kein Rechtsrat.
Kolonnenbuchung durch den Vorarbeiter
Der Vorarbeiter bucht für seine Kolonne mit wenigen Klicks auf das Projekt. Einzelne Mitarbeiter können eigene Zeiten ergänzen. Alles funktioniert auch ohne Netz auf der Baustelle oder in der Halle.
- Kolonnen
- Offline-Modus
- Projekt und Kostenstelle
Gerätestunden mit erfassen
Bagger, Kran oder Anlage werden mit Betriebsstunden auf das Projekt gebucht. So stehen Personal- und Gerätezeiten an derselben Stelle.
- Maschinen
- Fahrzeuge
- Geräte
Freigabe durch Bauleiter oder Meister
Gebuchte Zeiten landen zur Prüfung bei der zuständigen Person. Korrekturen werden protokolliert, freigegebene Zeiten sind gesperrt.
- Prüfung
- Korrekturprotokoll
- Sperre nach Freigabe
Export für Lohn und Auswertung Soll/Ist
Freigegebene Stunden gehen als Export an Ihr Lohnprogramm, etwa für DATEV Lohn. Welches Format passt, klären wir mit Ihrer Kanzlei. Parallel sehen Sie pro Projekt geplante und tatsächliche Stunden.
- Lohnexport
- Nachkalkulation
- Soll/Ist
Datenschutz, Betriebsrat und Betrieb
Keine Dauerortung: Erfasst wird nur, was für Lohn und Projekt nötig ist. Das Konzept stimmen Sie mit Betriebsrat und Datenschutz ab, wir liefern die Unterlagen. Hosting in Deutschland, Wartung durch die Entwickler selbst, Quellcode bei Ihnen.
- Datensparsam
- Hosting in Deutschland
- Quellcode beim Kunden
Zusammenarbeit
Erst den Weg eines Stundenzettels verstehen.
Vom Ausfüllen bis zur Lohnabrechnung sind meist mehr Personen beteiligt als gedacht. Diesen Weg schauen wir uns zuerst an.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir sprechen mit Vorarbeitern, Bauleitung und Lohnbüro und sehen uns Stundenzettel, Projektstruktur und Lohnprogramm an.
Erfassung mit einer Kolonne testen
Ein klickbarer Entwurf geht an einen Vorarbeiter. Wir prüfen, ob die Buchung nach Feierabend in unter zwei Minuten erledigt ist.
App, Freigabe und Export bauen
Wir entwickeln App, Freigabe und Lohnexport. Den Export stimmen wir mit Ihrer Kanzlei ab und testen ihn mit echten Monatsdaten.
Ein Monat parallel
Für einen Lohnmonat laufen Zettel und App nebeneinander. Erst wenn die Zahlen übereinstimmen, wird umgestellt.
Beispiel
Rechenbeispiel: Stundenzettel in einem Betrieb mit 25 gewerblichen Mitarbeitern
Ein typisches Szenario mit offengelegten Annahmen. Ihre eigenen Zahlen rechnen wir im Prozess-Check durch – das Ergebnis ist eine Schätzung.
Abtippen im Lohnbüro
Annahme: 25 Mitarbeiter, 20 Arbeitstage, je 2 Minuten Übertragung pro Tageszettel. Das sind rund 17 Stunden im Monat, die mit einem geprüften Export weitgehend entfallen.
Rückfragen vor dem Lohnlauf
Annahme: 10 Prozent der Zettel sind unvollständig oder unleserlich, je 10 Minuten Klärung. Bei 500 Zetteln im Monat sind das gut 8 Stunden Telefonieren und Nachfragen.
Falsch zugeordnete Stunden
Schon wenige Prozent falsch gebuchter Stunden verzerren die Nachkalkulation. Bei 4.000 Stunden im Monat sind 3 Prozent rund 120 Stunden, die beim falschen Projekt stehen.
Kosten und Dauer
Kosten und Dauer
Der Umfang hängt stark davon ab, was neben der Arbeitszeit erfasst und wohin es weitergegeben wird. Der kostenlose 1-Tages-Prozess-Check endet mit einer belastbaren Kostenschätzung.
Was den Aufwand treibt
Zuschlagsregeln, Gerätestunden, mehrstufige Freigaben und Schnittstellen zu Lohn und Projektverwaltung. Reine Projektzeiterfassung mit Export ist der kleinste Umfang.
Dauer
Eine erste nutzbare Version mit Erfassung, Freigabe und Export ist meist nach 6–10 Wochen bereit. Danach folgt der Parallelmonat.
Laufende Kosten
Hosting, Wartung und Anpassungen, etwa wenn sich Tarifregeln oder das Lohnprogramm ändern. Gebühren pro Mitarbeiter entstehen für die eigene Software nicht.
Entwicklung nach Technologie
Technik für die Erfassung vor Ort
Die App bauen wir mit React Native und Expo für iOS und Android. Freigabe, Auswertung und Export laufen in einer Web-Anwendung mit Laravel und PostgreSQL.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Müssen wir die Arbeitszeit überhaupt erfassen?
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Wie genau sie für Ihren Betrieb aussieht, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung. Wir setzen die Vorgaben dann technisch um.
Warum nicht einfach eine fertige Zeiterfassung kaufen?
Wenn Sie nur Kommen und Gehen erfassen, ist das meist die bessere Wahl. Eine eigene App lohnt sich bei Projektzeiten, Kolonnenbuchung, Gerätestunden und wenn die Daten in Ihre Nachkalkulation fließen sollen.
Funktioniert die Übergabe an DATEV?
Für DATEV Lohn und andere Lohnprogramme gibt es Importwege für Bewegungsdaten. Welcher Weg bei Ihnen passt, hängt von Kanzlei und Programmversion ab. Das klären wir gemeinsam mit Ihrer Kanzlei, bevor wir den Export bauen.
Wird damit überwacht, wo die Mitarbeiter sind?
Nein, eine Dauerortung bauen wir nicht ein. Ob überhaupt ein Standort beim Buchen gespeichert wird, entscheiden Sie mit Betriebsrat und Datenschutz. Wir helfen mit einer klaren Beschreibung, welche Daten erfasst werden.
Was ist, wenn ein Mitarbeiter kein Smartphone hat?
Dann bucht der Vorarbeiter für die Kolonne, oder es gibt ein Tablet auf der Baustelle oder in der Halle. Private Handys sind keine Voraussetzung.
[ Gemeinsam starten ]
Wie kommen Ihre Stunden heute ins Lohnbüro?
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check verfolgen wir einen Tag lang den Weg Ihrer Stunden, vor Ort oder remote. Am Ende steht ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung. Unverbindlich.