Shop mit Warenwirtschaft verbinden – damit nichts mehr doppelt gepflegt wird.
„Der Shop hat wieder etwas verkauft, das seit Dienstag nicht mehr im Lager liegt.“ Wenn Shop und Warenwirtschaft getrennt laufen, gleicht Ihr Team die Lücke von Hand aus. Wir verbinden beide Systeme so, dass Artikel, Bestände und Bestellungen automatisch fließen – und Sie sehen, wenn etwas hängen bleibt.
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- Shop
- z. B. Shopware, WooCommerce, Shopify
- Warenwirtschaft
- z. B. JTL, Xentral, weclapp, Sage, SAP Business One
- Abgleich
- Artikel, Preise, Bestände, Bestellungen, Versand
Das Problem
Zwei Systeme, die nicht miteinander sprechen.
Der Shop wächst, die Warenwirtschaft bleibt das Rückgrat des Betriebs. Dazwischen sitzt ein Mensch, der Daten von links nach rechts trägt. Das geht gut, bis es voll wird.
„Neue Artikel legen wir zweimal an“
Stammdaten entstehen in der Warenwirtschaft, Beschreibung und Bilder im Shop. Jede Preisänderung muss an beiden Stellen nachgezogen werden. Bei 2.000 Artikeln und einer Preisrunde im Jahr ist das eine Woche Arbeit – mit Tippfehlern.
„Der Shop verkauft Ware, die wir nicht mehr haben“
Bestände werden einmal am Tag per Export übertragen oder gar nicht. Wer am Vormittag das letzte Stück telefonisch verkauft, sieht es am Nachmittag noch im Shop. Es folgen Stornomail, Entschuldigung und manchmal eine schlechte Bewertung.
„Bestellungen tippen wir aus dem Shop-Backend ab“
Jede Online-Bestellung wird in der Warenwirtschaft neu erfasst: Kunde, Adresse, Positionen, Versandart. Bei 30 Bestellungen am Tag und 5 Minuten pro Stück sind das zweieinhalb Stunden täglich.
„Kunden fragen nach Rechnung und Sendungsnummer“
Rechnung und Versand entstehen in der Warenwirtschaft, der Kunde schaut aber in sein Shop-Konto. Dort steht weiter „in Bearbeitung“. Also schreibt er eine Mail.
Bisherige Lösungen
Warum CSV-Exporte und Standard-Connectoren manchmal nicht reichen.
Für viele verbreitete Kombinationen aus Shop und Warenwirtschaft gibt es fertige Connectoren. Wenn einer davon Ihre Abläufe abdeckt, nehmen Sie ihn. Wir prüfen das als Erstes.
CSV-Export und Import von Hand
Für ein kleines Sortiment mit seltenen Änderungen ist ein regelmäßiger Export oft ausreichend. Bei täglichen Bestandsänderungen hängt alles an der Person, die daran denkt – und Bestellungen fließen auf diesem Weg meist gar nicht zurück.
Fertiger Connector aus dem Marktplatz
Ein Plugin ist schnell installiert und deckt Standardfälle gut ab. Schwierig wird es bei Varianten mit eigener Logik, kundenindividuellen Preisen, mehreren Lagern oder Sets aus Einzelartikeln. Dann entstehen Sonderlösungen um den Connector herum.
Shop-Agentur und WaWi-Betreuer stimmen sich ab
Zwei Dienstleister, zwei Sichtweisen. Funktioniert der Abgleich nicht, zeigt jeder auf die andere Seite. Das klappt, solange jemand bei Ihnen beide Welten versteht und den Fehler eingrenzen kann.
Leistungsbausteine
Eine Verbindung, die klar regelt, wer was führt.
Die wichtigste Entscheidung fällt vor der ersten Zeile Code: Welches System ist für welche Daten zuständig? Danach bauen wir eine Synchronisation, die Fehler meldet, statt sie zu verschweigen.
Führendes System pro Datenart
Artikelstamm, Preise und Bestände führt meist die Warenwirtschaft, Texte und Bilder oft der Shop. Bestellungen entstehen im Shop und wandern weiter. Diese Zuständigkeit schreiben wir fest, damit keine Seite die andere überschreibt.
- Artikel
- Preise
- Bestände
- Bestellungen
Synchronisation mit Protokoll
Jede Übertragung wird mitgeschrieben: was, wann, mit welchem Ergebnis. Bricht ein Abgleich ab, wird er automatisch erneut versucht. Doppelte Bestellungen verhindern wir über eindeutige Kennungen.
- Protokoll
- Wiederholversuche
- Keine Dubletten
Fehlerliste statt stiller Ausfälle
Kann eine Bestellung nicht übernommen werden, etwa weil eine Artikelnummer fehlt, bekommt Ihr Team eine Nachricht mit dem Grund. Nach der Korrektur genügt ein Klick, um sie erneut zu übertragen.
- E-Mail-Hinweis
- Klarer Fehlertext
- Erneut senden
Sonderfälle sauber abbilden
Varianten, Staffel- und Kundenpreise, Sets, Lagerbestände aus mehreren Standorten: Genau hier lohnt individuelle Entwicklung. Wir bilden Ihre Regeln ab, nicht die eines generischen Plugins.
- Varianten
- Kundenpreise
- Mehrere Lager
- Sets
Betrieb und Wartung aus einer Hand
Die Verbindung läuft auf Servern in Deutschland. Kommt ein Shop-Update mit geänderter Schnittstelle, passen wir an. Sie sprechen direkt mit dem Entwickler – und der Quellcode gehört Ihnen.
- Hosting in Deutschland
- Updates
- Direkter Draht
Zusammenarbeit
Erst die Zuständigkeiten, dann die Technik.
Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme und klären ehrlich, ob ein fertiger Connector reicht. Erst wenn nicht, wird entwickelt.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir verfolgen einen Tag lang, wie Artikel, Bestellungen und Bestände heute zwischen Shop und Warenwirtschaft wandern – vor Ort oder remote. Dabei prüfen wir die verfügbaren Schnittstellen beider Systeme.
Datenfluss festlegen
Pro Datenart halten wir fest, wer führt, wie oft abgeglichen wird und was bei einem Konflikt passiert. Sonderfälle sammeln wir mit echten Beispielartikeln.
Synchronisation bauen und testen
Wir entwickeln die Anbindung gegen Testsysteme und spielen typische und schwierige Bestellungen durch, bevor etwas live geht.
Schrittweise umstellen
Zuerst laufen Bestände, dann Bestellungen, dann Versandstatus. Ein paar Tage lang prüfen wir parallel, ob alles übereinstimmt.
Beispiel
Rechenbeispiel: Was doppelte Pflege wirklich kostet.
Ein typisches Szenario mit offengelegten Annahmen. Ihre eigenen Werte erheben wir im Prozess-Check.
Bestellungen abtippen: rund 12 Stunden pro Woche
Annahme: 30 Online-Bestellungen am Tag, je 5 Minuten für die Erfassung in der Warenwirtschaft. Das sind 150 Minuten täglich, bei fünf Tagen gut 12 Stunden pro Woche.
Überverkäufe: einige Stornos pro Woche
Annahme: Bestände werden einmal täglich übertragen, 1 bis 2 Prozent der Bestellungen betreffen bereits vergriffene Ware. Bei 150 Bestellungen pro Woche sind das 2 bis 3 Stornos mit Kundenkontakt.
Nach der Anbindung: Kontrolle statt Erfassung
Übernommen werden die Bestellungen automatisch. Übrig bleibt die Fehlerliste – realistisch einige Minuten am Tag, vor allem in den ersten Wochen, bis Stammdaten sauber sind.
Kosten und Dauer
Kosten und Dauer einer Shop-Anbindung.
Der Aufwand hängt weniger von der Zahl der Artikel ab als von der Zahl der Sonderregeln. Nach dem kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check erhalten Sie eine belastbare Kostenschätzung.
Aufwandstreiber: Sonderfälle und Schnittstellen
Gut dokumentierte Schnittstellen auf beiden Seiten halten den Aufwand klein. Varianten, Kundenpreise, mehrere Lager und Sets erhöhen ihn, ebenso alte Systeme, die nur Dateiexporte kennen.
Dauer: meist 4 bis 10 Wochen
Eine Anbindung für Bestände und Bestellungen läuft oft nach 4 bis 6 Wochen. Mit Preislogik, Versandrückmeldung und mehreren Lagern sind 8 bis 10 Wochen ein ehrlicher Rahmen.
Laufend: Hosting und Anpassung bei Updates
Monatlich fallen Hosting und Überwachung an. Shops und Warenwirtschaften entwickeln ihre Schnittstellen weiter, deshalb planen wir Wartung von Anfang an mit ein.
Entwicklung nach Technologie
Womit wir die Verbindung bauen
Die Synchronisation entwickeln wir meist mit Laravel. Warteschlangen sorgen für Wiederholversuche, PostgreSQL speichert Protokoll und Zuordnungen. Ausgeliefert wird per Coolify auf deutsche Server.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Gibt es für unsere Kombination nicht schon einen fertigen Connector?
Gut möglich. Für verbreitete Shop- und Warenwirtschaftssysteme gibt es fertige Lösungen. Wir prüfen im Prozess-Check, ob einer Ihre Fälle abdeckt. Wenn ja, empfehlen wir ihn, auch wenn wir dann nichts entwickeln.
Wie aktuell sind die Bestände im Shop?
Das hängt von den Schnittstellen beider Systeme ab. Oft lassen sich Bestände im Minutentakt abgleichen oder bei jeder Buchung übertragen. Welche Taktung technisch möglich und sinnvoll ist, klären wir vorab.
Was passiert, wenn die Verbindung ausfällt?
Bestellungen bleiben im Shop gespeichert, warten in einer Warteschlange und werden nachgeholt. Dauert der Ausfall länger, bekommt Ihr Team eine Nachricht. Im Protokoll ist sichtbar, was übertragen wurde und was nicht.
Müssen wir unsere Artikeldaten vorher bereinigen?
Meistens ein Stück weit. Fehlende oder doppelte Artikelnummern fallen beim ersten Abgleich sofort auf. Wir liefern eine Liste der Auffälligkeiten, damit Ihr Team gezielt nacharbeiten kann.
Wir wollen den Shop bald wechseln. Lohnt es sich trotzdem?
Wenn der Wechsel feststeht, planen wir die Anbindung gleich für das neue System. Die Regeln, wer welche Daten führt, bleiben dieselben und lassen sich übernehmen.
[ Gemeinsam starten ]
Wie viele Stunden pro Woche trägt Ihr Team Daten zwischen Shop und Lager?
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check schauen wir uns Ihren Datenfluss einen Tag lang an, vor Ort oder remote. Sie erhalten ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung und einer ehrlichen Einschätzung, ob ein Standard-Connector reicht. Unverbindlich.