OnLouis GmbH
Internes Rechnungsprogramm
Rechnungen erstellen, per E-Mail versenden und als PDF ausgeben. Artikel und Beträge werden zentral verwaltet.
Projekt ansehenDATEV Schnittstelle entwickeln: Ihre Zahlen kommen fertig bei der Kanzlei an.
„Die Kanzlei wartet noch auf die Belege vom letzten Monat.“ In vielen Betrieben wandern Rechnungen als PDF-Anhang, Excel-Liste oder Papierstapel zur Steuerberatung. Wir verbinden Ihr Rechnungsprogramm, Ihren Shop oder Ihr ERP so mit dem DATEV-Umfeld Ihrer Kanzlei, dass Buchungsdaten und Belege vollständig und geprüft ankommen.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Quellen
- Rechnungsprogramm, Shop, ERP, Zeiterfassung
- Übergabe
- DATEV-Format, Belegübergabe oder Schnittstelle
- Abstimmung
- Gemeinsam mit Ihrer Steuerkanzlei
Das Problem
Der Monatsabschluss hängt an Handarbeit.
Die Rechnungen sind längst geschrieben, die Zahlungen gebucht. Trotzdem dauert es Wochen, bis die Kanzlei damit arbeiten kann. Der Grund liegt fast immer in der Übergabe.
„Am Monatsende sortiert jemand zwei Tage lang Belege“
Ausgangsrechnungen werden aus dem Rechnungsprogramm exportiert, Eingangsrechnungen aus dem Postfach gesucht, Kassenbelege eingescannt. Erst dann geht ein Paket an die Kanzlei.
„Die Kanzlei tippt unsere Excel-Liste ab“
Umsätze kommen als Tabelle, die Kanzlei erfasst sie in ihrem System neu. Das kostet Honorar und erzeugt Tippfehler, die beim nächsten Abgleich auffallen.
„Jeden Monat kommen dieselben Rückfragen“
Welches Konto? Welcher Steuersatz? Wo ist der Beleg zu dieser Buchung? Jede Rückfrage unterbricht Ihre Buchhaltung und schiebt den Abschluss weiter nach hinten.
„Unsere BWA kommt erst Mitte des Folgemonats“
Weil die Daten spät und unvollständig ankommen, liegen aktuelle Auswertungen erst nach drei bis sechs Wochen vor. Für Entscheidungen zu Liquidität oder Preisen ist das zu spät.
„Shop-Umsätze und Gebühren rechnen wir händisch auseinander“
Zahlungsanbieter überweisen Sammelbeträge abzüglich Gebühren. Welche Rechnungen darin stecken, rekonstruiert jemand mit Excel – bei hunderten Bestellungen im Monat.
Bisherige Lösungen
Warum der einfache Export oft nicht genügt.
Es gibt gute Gründe für die bisherigen Wege. Sie stoßen meist dann an Grenzen, wenn das Volumen wächst oder mehrere Systeme beteiligt sind.
Excel-Liste und PDF-Ordner
Bei wenigen Dutzend Belegen im Monat ist das überschaubar und die Kanzlei kommt damit zurecht. Mit wachsendem Umsatz wird es zum Engpass, weil jede Zeile von Hand zugeordnet werden muss.
DATEV-Export der Standardsoftware
Viele Rechnungs- und Shopprogramme bieten einen Export an. Wenn er Konten und Steuerschlüssel richtig setzt, nutzen Sie ihn. Probleme entstehen bei Sonderfällen, fehlenden Belegverknüpfungen oder wenn Daten aus mehreren Programmen zusammenkommen.
Die Kanzlei übernimmt die Zuordnung
Ihre Steuerberatung kann vieles nachbuchen. Das ist bequem, aber sie kennt Ihre Geschäftsvorfälle nicht so gut wie Sie. Rückfragen und Honorar steigen mit jeder Buchung, die nicht eindeutig ist.
Leistungsbausteine
Saubere Buchungsdaten entstehen schon an der Quelle.
Eine DATEV-Anbindung ist mehr als ein Dateiformat. Die eigentliche Arbeit liegt in der fachlichen Zuordnung: Welcher Vorgang gehört auf welches Konto, mit welchem Steuerschlüssel und welchem Beleg? Das legen wir einmal mit Ihnen und Ihrer Kanzlei fest.
Den passenden Übergabeweg wählen
Möglich sind unter anderem ein Export im DATEV-Format, also ein Buchungsstapel als CSV-Datei, den die Kanzlei importiert, die Belegübergabe an DATEV Unternehmen online oder eine Anbindung über DATEV-Schnittstellen. Für manche Wege ist eine Registrierung oder Zusammenarbeit mit DATEV nötig. Welcher passt, klären wir mit Ihrer Kanzlei.
- Buchungsstapel
- Belegübergabe
- DATEV-Schnittstellen
Konten und Steuerschlüssel zuordnen
Jeder Geschäftsvorfall erhält das richtige Erlös- oder Aufwandskonto nach Ihrem Kontenrahmen, etwa SKR03 oder SKR04, und den passenden Steuerschlüssel. Die Regeln stimmen wir mit Ihrer Kanzlei ab und hinterlegen sie zentral.
- SKR03 / SKR04
- Steuerschlüssel
- Debitoren
Beleg und Buchung verknüpfen
Zu jeder Buchung gehört das passende PDF. Die Verknüpfung erfolgt über Rechnungsnummer oder Belegfeld, damit die Kanzlei nicht suchen muss.
- Rechnungs-PDF
- Belegnummer
- Vollständigkeit
Prüfliste vor jeder Übergabe
Bevor Daten rausgehen, prüft das System: Fehlt ein Beleg? Ist ein Konto leer? Passt die Summe zum Rechnungsausgangsbuch? Auffälligkeiten erscheinen als Liste, die Ihr Team abarbeitet.
- Fehlende Belege
- Summenabgleich
- Fehlerliste
Sicherer Betrieb, klarer Ansprechpartner
Buchhaltungsdaten sind sensibel. Die Anbindung läuft auf Servern in Deutschland, Zugriffe sind protokolliert. Fragen klären Sie direkt mit dem Entwickler, und den Quellcode erhalten Sie vollständig.
- Hosting in Deutschland
- Zugriffsprotokoll
- Quellcode bei Ihnen
Zusammenarbeit
Ihre Kanzlei sitzt von Anfang an mit am Tisch.
Eine Buchhaltungsschnittstelle ohne Steuerberatung zu planen, wäre ein Fehler. Wir binden die Kanzlei bei den Kontierungsregeln und beim Test ein.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir sehen uns einen Tag lang an, wie Belege und Zahlen heute zur Kanzlei gelangen, vor Ort oder remote. Danach wissen wir, welche Quellen beteiligt sind und wo die Zeit verloren geht.
Übergabeweg und Regeln mit der Kanzlei klären
In einem gemeinsamen Termin legen wir Format, Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Belegverknüpfung fest.
Anbindung entwickeln
Wir bauen Export oder Schnittstelle samt Prüfliste. Testdaten aus einem abgeschlossenen Monat zeigen, ob die Buchungen so ankommen wie erwartet.
Einen Monat parallel laufen lassen
Der erste Monat läuft auf beiden Wegen. Die Kanzlei vergleicht, erst danach wird umgestellt.
Beispiel
Rechenbeispiel: Zeitaufwand im Monatsabschluss.
Ein typisches Szenario mit offengelegten Annahmen. Wie sich Rechnungen in einer eigenen Anwendung erstellen, versenden und als PDF ausgeben lassen, zeigt unser internes Rechnungsprogramm – dort werden auch Netto- und Bruttobeträge berechnet.
Heute: rund 13 Stunden pro Monat
Annahme: 400 Ausgangsrechnungen im Monat, je 2 Minuten für Export, Zuordnung und Ablage. Das sind gut 13 Stunden, verteilt auf die letzten Tage des Monats.
Rückfragen: 1 bis 3 Stunden zusätzlich
Annahme: 20 Rückfragen der Kanzlei pro Monat, je 5 bis 10 Minuten zum Suchen und Antworten. Mit sauberer Kontierung und verknüpften Belegen sinkt diese Zahl spürbar.
Mit Anbindung: Prüfen statt Zusammentragen
Übrig bleibt das Abarbeiten der Prüfliste – realistisch ein bis zwei Stunden im Monat. Die Daten können dann wenige Tage nach Monatsende bei der Kanzlei liegen.
Passende Projekte aus unseren Referenzen
Alle ProjekteKosten und Dauer
Aufwand und Dauer einer DATEV-Anbindung.
Der Aufwand richtet sich nach dem Übergabeweg und der Zahl der Quellsysteme. Der kostenlose 1-Tages-Prozess-Check endet mit einer belastbaren Kostenschätzung.
Aufwandstreiber: Übergabeweg und Sonderfälle
Ein Buchungsstapel-Export aus einem System ist überschaubar. Belegübergabe, mehrere Quellen, Zahlungsanbieter mit Sammelüberweisungen oder abweichende Steuersätze erhöhen den Aufwand.
Dauer: meist 4 bis 8 Wochen
Inklusive Abstimmung mit der Kanzlei und einem Parallelmonat ist eine erste Version häufig nach 4 bis 8 Wochen produktiv. Ist eine Registrierung bei DATEV nötig, kommt deren Bearbeitungszeit hinzu.
Laufend: Pflege der Regeln
Neue Konten, geänderte Steuersätze oder Formatänderungen erfordern gelegentliche Anpassungen. Dazu kommen Hosting und Wartung.
Entwicklung nach Technologie
Technik für Buchhaltungsdaten
Wir entwickeln mit Laravel und PostgreSQL, weil beide sich für nachvollziehbare, regelbasierte Datenverarbeitung gut eignen. Protokolle zeigen jederzeit, welche Buchung wann übergeben wurde.
Laravel AgenturLaravel-Anwendungen entwickeln, übernehmen und betreuen lassen.Leistungen ansehen PostgreSQL AgenturPostgreSQL-Datenbanken planen, integrieren und optimieren lassen.Leistungen ansehen TypeScript AgenturTypeScript-Anwendungen entwickeln und JavaScript-Projekte migrieren lassen.Leistungen ansehen
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Ist OnLouis DATEV-Partner?
Nein. Wir entwickeln die Verbindung zwischen Ihren Systemen und dem Übergabeweg, den Ihre Kanzlei nutzt. Ist für eine Schnittstelle eine Registrierung bei DATEV nötig, klären wir die Voraussetzungen vorab mit Ihnen.
Reicht nicht der DATEV-Export unseres Rechnungsprogramms?
Wenn er Konten, Steuerschlüssel und Belege korrekt liefert und die Kanzlei zufrieden ist: ja. Individuelle Entwicklung lohnt sich, wenn Daten aus mehreren Programmen kommen, Sonderfälle falsch kontiert werden oder Belege fehlen.
Wer haftet, wenn eine Buchung falsch übergeben wird?
Die steuerliche Verantwortung bleibt bei Ihnen und Ihrer Kanzlei. Wir sorgen dafür, dass die abgestimmten Regeln korrekt umgesetzt werden, und testen das mit echten Monatsdaten. Die Prüfliste fängt typische Fehler vor der Übergabe ab.
Muss unsere Kanzlei dafür etwas ändern?
In der Regel nicht viel. Die Kanzlei importiert den Buchungsstapel oder findet Belege in DATEV Unternehmen online vor. Welche Variante sie bevorzugt, fragen wir direkt nach.
Was passiert mit den Daten aus den letzten Jahren?
Bereits gebuchte Zeiträume bleiben unverändert. Die Anbindung startet mit einem festgelegten Monat. Ältere Belege nachträglich zu übergeben, ist nur sinnvoll, wenn die Kanzlei das ausdrücklich möchte.
[ Gemeinsam starten ]
Wie lange wartet Ihre Kanzlei auf den letzten Monat?
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check gehen wir Ihren Weg vom Beleg bis zur Kanzlei einen Tag lang durch, vor Ort oder remote. Sie erhalten ein schriftliches Konzept mit dem passenden Übergabeweg und einer Kostenschätzung. Unverbindlich.