EDI Anbindung für den Lebensmittelhandel – ohne Fax und Portal-Abtippen.
„Für die Listung brauchen wir EDI, und zwar bis zum nächsten Quartal.“ Diesen Satz hören viele Hersteller, wenn ein großer Händler anbeißt. Wir verbinden Ihre Warenwirtschaft mit dem EDI-Weg des Händlers, sodass Bestellungen automatisch ankommen und Lieferavis und Rechnungen korrekt rausgehen.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Nachrichten
- z. B. ORDERS, DESADV, INVOIC
- Standards
- EDIFACT und EANCOM (GS1)
- Anbindung
- EDI-Dienstleister und Ihre Warenwirtschaft
Das Problem
Der Handel spricht EDI. Ihr Betrieb noch Fax.
Lebensmitteleinzelhandel und Großhandel tauschen Geschäftsdokumente weitgehend elektronisch aus. Für Hersteller heißt das: Wer an große Ketten liefert, muss deren Nachrichten verstehen und in deren Format antworten.
„Ohne EDI keine Listung“
Der Einkauf ist überzeugt, das Produkt kommt ins Regal. Dann schickt der Händler seine EDI-Vorgaben mit Fristen und Testphase. Plötzlich hängt ein wichtiger Auftrag an einer Technik, mit der im Haus niemand Erfahrung hat.
„Wir tippen Bestellungen aus dem Händlerportal ab“
Bestellungen kommen als Fax, als PDF oder über ein Webportal. Jemand überträgt jede Position mit Artikelnummer, Menge und Liefertermin in die Warenwirtschaft. Bei 40 Filialbestellungen am Tag ist das ein halber Arbeitstag.
„Das Lieferavis schreiben wir jedes Mal neu“
Zur Bestellung (ORDERS) erwartet der Händler oft ein Lieferavis (DESADV) mit Paletten, NVE und Mengen – bevor der LKW ankommt. Fehlt es oder passt es nicht zur Lieferung, wird die Warenannahme schwierig.
„NVE-Etiketten und GLN sind uns ein Rätsel“
Jede Palette braucht eine eindeutige Nummer der Versandeinheit (NVE, international SSCC) auf einem Etikett, jeder Lieferort hat eine GLN. Wer hier improvisiert, produziert Fehler beim Scannen im Zentrallager.
„Jede Rechnungsabweichung kostet uns Geld und Nerven“
Stimmen Preis, Menge oder Artikelnummer in der Rechnung (INVOIC) nicht mit Bestellung und Lieferung überein, folgen Rückfragen. Je nach Lieferantenvereinbarung können auch Abzüge die Folge sein.
Bisherige Lösungen
Warum die erste EDI-Lösung oft nicht die letzte ist.
Es gibt gute Einstiegswege. Sie passen aber nicht zu jedem Volumen und lösen selten das eigentliche Problem: die Verbindung zur Warenwirtschaft.
WebEDI im Browser
Viele EDI-Dienstleister bieten eine Weboberfläche, in der Bestellungen angezeigt und Avis und Rechnungen ausgefüllt werden. Bei wenigen Bestellungen pro Woche ist das ein vernünftiger Einstieg. Bei steigenden Mengen ist es wieder Abtippen – nur in einem anderen Fenster.
EDI-Modul der Warenwirtschaft
Manche Warenwirtschaften bringen eine EDI-Funktion mit. Wenn sie die Vorgaben Ihrer Händler abdeckt, ist das der einfachste Weg. Lücken zeigen sich oft bei Händlerbesonderheiten, Etiketten oder Prüfregeln.
Konverter ohne Prüfung
Ein reiner Formatumwandler schickt Daten so weiter, wie sie im System stehen. Fehlt eine GLN oder stimmt eine Einheit nicht, merkt es erst der Händler. Ohne Prüfung vor dem Versand kommen die Fehler als Reklamation zurück.
Leistungsbausteine
Wir verbinden den EDI-Weg sauber mit Ihrer Warenwirtschaft.
Den Transport der Nachrichten übernimmt meist ein EDI-Dienstleister oder Clearingcenter. Den ersetzen wir nicht zwingend. Unsere Aufgabe ist das Stück dazwischen: Mapping, Prüfung und eine Fehlerliste, die Ihr Team versteht.
Anbindung an Dienstleister und Warenwirtschaft
Wir holen eingehende Nachrichten vom EDI-Dienstleister ab und legen sie als Auftrag in Ihrer Warenwirtschaft an. Lieferavis und Rechnungen gehen den umgekehrten Weg. Welche Schnittstellen beide Seiten bieten, prüfen wir vorab.
- Eingehend
- Ausgehend
- Clearingcenter
Mapping nach den Vorgaben des Händlers
Die Standards EDIFACT und EANCOM lassen Spielraum. Welche Nachrichten und Felder ein Händler verlangt, steht in seinen EDI-Vorgaben. Wir übersetzen Artikelnummern, Einheiten und GLN zwischen diesen Vorgaben und Ihren Stammdaten.
- EANCOM
- Artikel-Zuordnung
- GLN
Prüfen, bevor es rausgeht
Vor dem Versand kontrolliert die Software: Passen Avis und Bestellung zusammen? Hat jede Palette eine NVE? Stimmen Preise und Mengen der Rechnung? Auffälliges landet auf einer Fehlerliste, statt beim Händler.
- Plausibilität
- NVE / SSCC
- Fehlerliste
NVE-Etiketten und Lieferavis aus einem Guss
Beim Packen werden NVE vergeben und Etiketten gedruckt. Dieselben Nummern fließen ins Lieferavis, damit Ware und Nachricht übereinstimmen.
- Etikettendruck
- Packliste
- DESADV
Überwachter Betrieb
Die Anbindung läuft auf Servern in Deutschland und wird überwacht. Bleibt eine Bestellung hängen, gibt es eine Meldung. Neue Händler oder geänderte Vorgaben setzen wir direkt mit Ihnen um, ohne Ticketschleife. Der Quellcode gehört Ihnen.
- Monitoring
- Hosting in Deutschland
- Direkter Kontakt
Zusammenarbeit
Erst ein Händler, dann die anderen.
Wir beginnen mit dem Händler, der EDI gerade verlangt. Seine Vorgaben bestimmen den ersten Umfang. Weitere Händler bauen auf derselben Grundlage auf.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir verfolgen einen Tag lang den Weg von der Bestellung bis zur Rechnung, vor Ort oder remote. Gemeinsam lesen wir die EDI-Vorgaben des Händlers und prüfen, was Ihre Warenwirtschaft bereits liefern kann.
Dienstleister und Mapping festlegen
Wir klären, ob WebEDI genügt oder eine Vollintegration nötig ist, und welcher EDI-Dienstleister passt. Dann definieren wir die Zuordnung jeder Nachricht.
Entwickeln und mit dem Händler testen
Viele Händler verlangen eine Testphase mit Probenachrichten. Wir begleiten sie und korrigieren, bis der Händler freigibt.
Echtbetrieb und weitere Partner
Nach der Freigabe laufen die echten Bestellungen. Weitere Händler ergänzen wir mit ihren jeweiligen Vorgaben.
Beispiel
Rechenbeispiel: Was Abtippen im Handelsgeschäft kostet.
Ein typisches Szenario mit offengelegten Annahmen. Ihre eigenen Mengen ermitteln wir im Prozess-Check.
Bestellerfassung: rund 3 Stunden täglich
Annahme: 30 Bestellungen am Tag mit je 8 Positionen, 6 Minuten pro Bestellung für das Übertragen aus Portal oder Fax. Das ergibt etwa 3 Stunden pro Tag.
Lieferavis und Rechnung: weitere 1 bis 2 Stunden
Annahme: Für jede Lieferung werden Avis und Rechnung im Portal von Hand ausgefüllt, je 2 bis 3 Minuten. Bei 30 Lieferungen sind das 1 bis 1,5 Stunden täglich.
Fehlerquote: aus Prozent werden Einzelfälle
Annahme: Beim Abtippen sind 2 bis 3 Prozent der Belege fehlerhaft, also fast jeden Tag einer. Mit automatischer Übernahme und Prüfregeln bleiben vor allem Stammdatenfehler, die auf der Fehlerliste auffallen.
Kosten und Dauer
Aufwand, Dauer und laufende Kosten.
Bei EDI gibt es zwei Kostenblöcke: den Dienstleister für den Transport und die Integration in Ihre Warenwirtschaft. Der kostenlose 1-Tages-Prozess-Check endet mit einer belastbaren Kostenschätzung für die Integration.
Aufwandstreiber: Nachrichten und Händler
Wie viele Nachrichtenarten verlangt werden, wie viele Händler angebunden werden und wie gut die Warenwirtschaft erreichbar ist, bestimmt den Aufwand. NVE-Etiketten und Packprozess kommen gegebenenfalls hinzu.
Dauer: meist 6 bis 10 Wochen bis zur Freigabe
Für den ersten Händler mit ORDERS, DESADV und INVOIC sind 6 bis 10 Wochen ein realistischer Rahmen. Die Testphase des Händlers bestimmt das Ende mit.
Laufend: Dienstleister, Hosting, Pflege
Der EDI-Dienstleister rechnet in der Regel monatlich oder nach Nachrichtenvolumen ab. Dazu kommen Hosting und Wartung der Integration sowie Anpassungen, wenn Händler ihre Vorgaben ändern.
Entwicklung nach Technologie
Technik für die EDI-Integration
Die Integration entwickeln wir mit Laravel, Nachrichtenprotokolle und Zuordnungen liegen in PostgreSQL. Ausgeliefert wird über Coolify auf Server in Deutschland.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Brauchen wir neben Ihnen noch einen EDI-Dienstleister?
Meistens ja. Der Dienstleister übernimmt Transport und Anbindung an die Händler, oft auch die Formatumwandlung. Wir verbinden ihn mit Ihrer Warenwirtschaft und sorgen für Prüfungen. Die Auswahl des Dienstleisters besprechen wir gemeinsam.
Reicht für den Anfang nicht WebEDI?
Bei wenigen Bestellungen pro Woche oft schon. Wir empfehlen dann, mit WebEDI zu starten und eine Integration erst zu bauen, wenn das Volumen steigt oder weitere Händler dazukommen.
Woher wissen wir, welche Nachrichten der Händler verlangt?
Das steht in den EDI-Vorgaben, die der Händler seinen Lieferanten bereitstellt. Diese Unterlagen lesen wir mit Ihnen gemeinsam und leiten daraus den Umfang ab.
Unsere Stammdaten sind nicht perfekt. Ist das ein Problem?
Es wird eines, sobald EDI läuft. GTIN, GLN und Einheiten müssen stimmen. Wir prüfen die Stammdaten vor dem Start und liefern eine Liste der Lücken, damit Ihr Team sie gezielt schließen kann.
Was ist, wenn der Händler seine Vorgaben ändert?
Händler passen ihre Vorgaben gelegentlich an. Wir pflegen das Mapping im Rahmen der Wartung und testen Änderungen, bevor sie in den Echtbetrieb gehen.
[ Gemeinsam starten ]
Steht bei Ihnen gerade eine Listung mit EDI-Pflicht an?
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check sehen wir uns Ihren Ablauf von der Bestellung bis zur Rechnung einen Tag lang an, vor Ort oder remote, gern mit den EDI-Vorgaben des Händlers. Sie erhalten ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung. Unverbindlich.