Immobilien- und Hausverwaltung
CRM für Hausverwaltung, ETGs und MVs
Ein eigenes CRM für eine Hausverwaltung mit Eigentümergemeinschaften (ETG) und Mietverwaltung (MV). Es löst ein über Jahrzehnte gewachsenes Altsystem ab. Alle Daten wurden übernommen, und das Team hat am Tag nach der Umstellung einfach weitergearbeitet.
Eckdaten
- Kunde
- Immobilien- und Hausverwaltung
- Aufgabe
- Eigenes CRM für Eigentümergemeinschaften und Mietverwaltung. Alle Daten aus dem Altsystem übernommen, Abläufe automatisiert.
- Technik
- CRM
- Laravel
- React
- Datenmigration
- CalDAV
- Word-Integration
Ausgangslage
Vorher und nachher.
Vorher
Kontakte, Objekte und Vorgänge lagen in einer alten Branchensoftware. Termine wurden doppelt gepflegt, Briefe von Hand zusammenkopiert, Mieter- und Eigentümerlisten in Word nachgebaut. Wiederkehrende Aufgaben hingen an Notizzetteln und am Gedächtnis.
Nachher
Ein CRM im Browser, das genau auf die Arbeit einer Hausverwaltung zugeschnitten ist. Fällige Aufgaben stehen morgens im Cockpit, Termine laufen automatisch auf iPhone und Mac, Serienbriefe und Mieterlisten entstehen mit einem Klick. Die komplette Historie aus dem Altsystem ist an jedem Kontakt und jedem Objekt sichtbar.
Was die Software jetzt übernimmt.
| Ablauf | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Datenbestand | Vorher: Altsystem mit Kontakten, Objekten und Vorgängen aus vielen Jahren | Nachher: Alles übernommen: Kontakte, Merkmale, Objekte, Teileinheiten, Aktivitäten, Anhänge und Bilder |
| Wiederkehrende Aufgaben | Vorher: Rauchmelderwartung, Begehungen und Wirtschaftsplan per Hand nachhalten | Nachher: Das CRM legt die nächste Aufgabe selbst an und zeigt sie zur richtigen Zeit im Cockpit |
| Termine | Vorher: Im Programm und im Handykalender doppelt eingetragen | Nachher: Zweiwege-Abgleich mit dem Apple-Kalender, Änderungen am iPhone landen im CRM |
| Kontakte unterwegs | Vorher: Telefonnummern auf dem Handy separat gepflegt | Nachher: Gemeinsames Adressbuch auf allen Geräten, Anrufer werden am Telefon erkannt |
| Briefe und Serienbriefe | Vorher: Adressen aus dem Programm kopiert und in Word eingefügt | Nachher: Vorlage wählen, Brief öffnet sich fertig befüllt in Word und wird am Vorgang gespeichert |
| Mieter- und Eigentümerlisten | Vorher: Listen je Objekt in Word oder Excel nachgebaut | Nachher: Aktuelle Liste je Objekt als PDF, mit einem Klick per E-Mail verschickt |
| Zählerstände | Vorher: Auf Papier notiert und später abgetippt | Nachher: Vor Ort am Tablet erfasst, auch ohne Netz, mit Plausibilitätsprüfung |
Alle Daten übernommen, nahtlos weitergearbeitet
Der Import liest das Altsystem nur lesend aus und überträgt Kontakte, Objekte mit allen Teileinheiten und Stellplätzen, Merkmale, Aktivitäten, Terminserien, Anhänge und Objektbilder. Er lässt sich beliebig oft wiederholen, ohne Daten doppelt anzulegen. So lief der Abgleich bis zum Umstellungstag parallel.
Nach der Umstellung war alles da, wo das Team es erwartet: die Historie am Kontakt, die Wiedervorlagen im Cockpit, die Eigentümer an der richtigen Wohnung. Auch die gewohnten Objektnummern und Merkmale blieben erhalten.
Gebaut für ETG und Mietverwaltung
Objekte sind als Eigentümergemeinschaft oder Mietverwaltung angelegt, darunter Teileinheiten und Stellplätze mit Eigentümer, Mieter, Fläche und Miteigentumsanteil. Die Mieterliste eines Objekts ist immer aktuell und nach Eigentümern gruppiert.
Eine Objektkarte zeigt alle betreuten Häuser auf einen Blick. Zählerstände, Zeiterfassung mit Abrechnung und eine globale Suche über Kontakte, Objekte und Vorgänge gehören ebenfalls dazu.
Passt zu den Werkzeugen, die schon da sind
Termine und Kontakte laufen über offene Standards (CalDAV und CardDAV) direkt in die Apple-Apps. Briefvorlagen öffnen sich in Microsoft Word und werden beim Speichern wieder am Vorgang abgelegt. E-Mails werden im CRM gelesen und versendet, und die Telefonanlage zeigt bei eingehenden Anrufen den passenden Kontakt.
Demo-Video
