Was kostet individuelle Software? Eine ehrliche Einordnung.
„Wir haben drei Angebote, und die liegen um den Faktor vier auseinander.“ Das ist kein Einzelfall, sondern meistens ein Zeichen dafür, dass jeder Anbieter etwas anderes verstanden hat. Diese Seite erklärt, was den Aufwand wirklich bestimmt und wie Sie Angebote vergleichbar machen.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Kleine Fachanwendung
- Oft wenige Wochen
- Portal mit mehreren Rollen
- Typisch 2–4 Monate
- Ablösung eines Altsystems
- Typisch 4–9 Monate
Das Problem
Warum die Kostenfrage so schwer zu beantworten scheint.
Software hat keinen Listenpreis, weil jedes Projekt einen anderen Umfang hat. Das ist unbefriedigend, wenn Sie ein Budget freigeben sollen. Die folgenden Situationen hören wir in Erstgesprächen besonders oft.
Wir haben drei Angebote, die sich um Faktor vier unterscheiden
Ein Anbieter rechnet mit einem Baukasten und wenigen Anpassungen, der zweite mit einer vollständigen Eigenentwicklung, der dritte hat Datenmigration und Schnittstellen gar nicht eingeplant. Verglichen werden dann Äpfel mit Birnen.
Niemand nennt uns eine Zahl, bevor wir ein Lastenheft schreiben
Ein Lastenheft kostet intern Wochen, und am Ende beschreibt es oft eher Wünsche als den echten Ablauf. Gleichzeitig wollen Sie vorher wissen, ob sich das Projekt überhaupt lohnt.
Das Festpreisangebot war günstig, die Nachträge nicht
Was nicht im Angebot stand, wird als Änderung abgerechnet. Am Ende liegt das Projekt deutlich über dem ursprünglichen Rahmen, und das Verhältnis zum Dienstleister ist angespannt.
Über die Kosten nach dem Start hat keiner gesprochen
Hosting, Updates, Sicherheitspatches und kleine Erweiterungen fallen jedes Jahr an. Wer das nicht einplant, hat nach zwei Jahren eine Anwendung, die keiner mehr anfassen möchte.
Bisherige Lösungen
Warum die üblichen Wege zur Kostenschätzung oft danebenliegen.
Jede dieser Methoden hat ihren Platz. Allein führen sie selten zu einer Zahl, auf die Sie sich verlassen können.
Das ausführliche Lastenheft vorab
Sinnvoll bei Ausschreibungen und klar abgegrenzten Systemen. Für Abläufe, die sich erst beim genauen Hinsehen zeigen, ist es oft zu früh geschrieben und zu teuer erstellt.
Das günstigste von drei Angeboten
Funktioniert, wenn alle Anbieter denselben Umfang verstanden haben. Liegen die Preise weit auseinander, ist das meist nicht der Fall, und das niedrigste Angebot hat oft die meisten Lücken.
Die Schätzung nach einem kurzen Telefonat
Gut als erste Einordnung, ob ein Vorhaben eher Wochen oder Monate braucht. Als Grundlage für eine Budgetfreigabe reicht sie nicht, weil Sonderfälle und Datenlage noch unbekannt sind.
Leistungsbausteine
Was den Aufwand wirklich bestimmt.
Die Programmiersprache spielt für den Preis kaum eine Rolle. Entscheidend ist, wie viel fachliche Logik, wie viele Systeme und wie viele Ausnahmen die Software abbilden muss.
Rollen, Abläufe und Sonderfälle
Eine Anwendung für ein Team mit einem Ablauf ist überschaubar. Jede weitere Rolle mit eigenen Rechten und jeder Sonderfall wie Teillieferung, Storno oder Freigabe ab einem Grenzwert erhöht den Aufwand spürbar.
- Anzahl der Rollen
- Freigabestufen
- Ausnahmefälle
Schnittstellen und Datenmigration
Eine gut dokumentierte API ist schnell angebunden, ein altes System ohne Schnittstelle nicht. Auch die Übernahme alter Daten wird oft unterschätzt, vor allem wenn sie über Jahre uneinheitlich gepflegt wurden.
- Anzahl der Systeme
- Qualität der API
- Datenbereinigung
Web, App und Gestaltungsanspruch
Eine Web-Anwendung im Browser ist meist günstiger als native Apps für iOS und Android. Ein internes Werkzeug braucht eine klare, aber keine aufwendige Gestaltung – ein Kundenportal unter Ihrer Marke eher schon.
- Browser oder App
- Offline-Fähigkeit
- Design
Kleiner erster Umfang statt Gesamtpaket
Der größte Hebel zum Sparen: mit dem Teil anfangen, der am meisten Zeit kostet, und erst danach erweitern. Wo Standardsoftware einen Teil gut abdeckt, binden wir sie an, statt sie nachzubauen.
- MVP
- Ausbaustufen
- Standard, wo es passt
Laufende Kosten offen einplanen
Hosting in Deutschland, Wartung, Updates von Frameworks und Weiterentwicklung gehören in jede ehrliche Rechnung. Weil Sie den Quellcode erhalten und mit den Entwicklern direkt sprechen, bleiben diese Kosten planbar und Sie bleiben unabhängig.
- Hosting
- Wartung und Updates
- Quellcode beim Kunden
Software-Kostenvergleich
Wie viel können Sie sparen?
So wird gerechnet
Aktuelle Kosten: monatliche Gesamtkosten × 60 Monate. Eigene Software: einmalige Investition + Betrieb & Pflege × 60 Monate.
Ersparnis = aktuelle Kosten − Kosten der eigenen Lösung. ROI = Ersparnis ÷ Investition × 100, über den gesamten Zeitraum. Amortisation = Investition ÷ monatliche Kostendifferenz, auf volle Monate aufgerundet.
Die eigene Lösung ersetzt die bisherige Software ab dem ersten Monat bei gleichen Anforderungen und konstanten Kosten. Einführung und Datenübernahme gehören ins Investitionsbudget; Hosting, Wartung und Weiterentwicklung in den Betrieb. Parallelbetrieb, Preissteigerungen, Finanzierung, Abzinsung und Zeitgewinne sind nicht eingerechnet.
Beispielwerte – durch Ihre tatsächlichen Kosten ersetzen. Alle Beträge netto, kein Angebot.
Zusammenarbeit
So kommen Sie zu einer Zahl, auf die Sie bauen können.
Statt eines Lastenhefts schauen wir uns den echten Ablauf an. Daraus entsteht eine Schätzung, die Sie mit anderen Angeboten vergleichen können.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir verbringen einen Tag mit Ihrem Team und dem Ablauf, um den es geht. Sie erhalten ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung.
Ersten Umfang festlegen
Gemeinsam entscheiden wir, welcher Teil zuerst kommt und was bewusst später folgt. So bleibt die erste Investition klein.
In kurzen Abschnitten entwickeln
Sie sehen alle paar Wochen lauffähige Zwischenstände. Änderungen werden besprochen, bevor sie Aufwand verursachen.
Betreiben und gezielt erweitern
Nach dem Start kümmern wir uns um Betrieb und Updates. Erweiterungen planen Sie dann anhand echter Nutzung statt Vermutungen.
Beispiel
Rechenbeispiel: Wann sich eine Fachanwendung trägt.
Ob sich Software lohnt, hängt weniger am Preis als an der eingesparten Zeit. Die Zahlen sind ein typisches Szenario mit offengelegten Annahmen, kein Versprechen. Mit dem Rechner auf dieser Seite können Sie Ihre eigenen Werte einsetzen.
Zeit, die heute verloren geht
Annahme: 5 Mitarbeitende verbringen je 45 Minuten am Tag mit Abtippen, Suchen und Nachfragen. Bei 220 Arbeitstagen sind das rund 825 Stunden im Jahr.
Realistische Entlastung
Eine Fachanwendung nimmt davon selten alles ab. Bei 50 bis 70 % Entlastung bleiben etwa 410 bis 580 Stunden pro Jahr, die das Team für andere Aufgaben nutzen kann.
Vergleich mit dem Aufwand
Diese Stunden, bewertet mit Ihren internen Kosten, stellen Sie dem Projektaufwand und den laufenden Kosten gegenüber. So sehen Sie, nach wie vielen Jahren sich das Projekt trägt – oder ob es sich nicht lohnt.
Kosten und Dauer
Typische Rahmen für Dauer und Betrieb.
Die Spannen sind Erfahrungswerte für typische Projekte, keine Zusage. Wie Ihr Vorhaben einzuordnen ist, zeigt der kostenlose 1-Tages-Prozess-Check mit einer belastbaren Kostenschätzung.
Kleine Fachanwendung oder Schnittstelle
Ein klar umrissener Ablauf, ein Team, eine oder zwei Anbindungen: meist wenige Wochen bis zur ersten produktiven Version.
Portal oder Fachanwendung mit mehreren Rollen
Kunden, Mitarbeitende und Partner mit unterschiedlichen Rechten, mehrere Schnittstellen: typisch 2 bis 4 Monate. Größere Ablösungen bestehender Systeme mit Datenmigration liegen eher bei 4 bis 9 Monaten.
Laufende Kosten
Hosting, Wartung, Sicherheitsupdates und kleinere Anpassungen fallen jährlich an. Größere Erweiterungen planen wir als eigene Ausbaustufen, damit Sie sie getrennt entscheiden können.
Entwicklung nach Technologie
Bewährte Technik hält die Folgekosten niedrig
Wir setzen auf verbreitete Open-Source-Werkzeuge wie Laravel, React und PostgreSQL. Dafür gibt es viele Entwickler am Markt und keine Lizenzgebühren, was den Betrieb über Jahre günstiger und unabhängiger macht.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Warum nennen Sie keine Preise auf der Website?
Weil eine Zahl ohne Umfang mehr verwirrt als hilft. Zwei Projekte mit demselben Namen können sich im Aufwand um ein Vielfaches unterscheiden. Nach dem kostenlosen Prozess-Check erhalten Sie eine Schätzung für Ihr konkretes Vorhaben.
Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?
Für einen klar beschriebenen ersten Umfang ist ein fester Rahmen gut machbar. Für spätere Ausbaustufen, die sich erst aus der Nutzung ergeben, ist Aufwand mit regelmäßiger Abstimmung meist fairer. Wichtig ist, dass beide Seiten wissen, was drin ist und was nicht.
Wie können wir die Kosten senken?
Mit einem kleinen ersten Umfang, klaren Ansprechpartnern auf Ihrer Seite und Standardsoftware dort, wo sie passt. Auch gut vorbereitete Daten sparen Aufwand bei der Migration.
Ist Standardsoftware nicht immer günstiger?
In der Anschaffung oft ja. Über fünf Jahre gerechnet hängen Lizenzen pro Nutzer, Anpassungen und Umwege neben dem System aber stark von Ihrem Ablauf ab. Wir prüfen vorher, ob ein Standardprodukt reicht, und sagen es Ihnen, wenn das so ist.
Was passiert mit unserer Investition, wenn es OnLouis nicht mehr gibt?
Sie erhalten den vollständigen Quellcode. Weil wir verbreitete Open-Source-Technik einsetzen, kann ein anderer Dienstleister die Anwendung übernehmen und weiterentwickeln.
[ Gemeinsam starten ]
Sie möchten wissen, was Ihr Vorhaben kostet?
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check sehen wir uns Ihren Ablauf einen Tag lang an, vor Ort oder remote. Danach haben Sie ein schriftliches Konzept mit Kostenschätzung – und können frei entscheiden, ob und mit wem Sie weitermachen.