Auftragsstatus online: Kunden sehen selbst, wo ihr Auftrag steht.
„Ich wollte nur kurz fragen, wann unsere Lieferung kommt.“ Dieser Anruf kostet Ihren Innendienst jedes Mal ein paar Minuten Suchen im ERP und oft einen Rückruf. Wir bauen eine Statusseite pro Auftrag, die ihre Angaben automatisch aus Ihren Systemen bezieht. Ihr Kunde schaut nach, statt anzurufen.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
- Zugang
- Link in der Auftragsbestätigung, optional mit Login
- Datenquellen
- ERP, Produktion und Sendungsverfolgung
- Benachrichtigung
- E-Mail, wenn sich der Termin ändert
Das Problem
Ihr Telefon ist die Auskunftsstelle für jeden offenen Auftrag.
Die Information existiert ja – irgendwo im ERP, im Produktionsplan oder beim Paketdienst. Nur Ihr Kunde kommt nicht heran. Also fragt er bei dem Menschen nach, den er kennt.
„Jeden Vormittag gehen zehn Anrufe nur zum Liefertermin ein“
Der Innendienst notiert die Auftragsnummer, sucht im ERP, fragt in der Produktion nach und ruft zurück. Bei fünf Minuten pro Anfrage ist schnell eine Stunde am Tag weg.
„Der Termin hat sich verschoben, aber keiner hat es dem Kunden gesagt“
Ein Lieferant ist spät dran, die Maschine war belegt, der Auftrag rutscht um eine Woche. Intern wissen es alle, der Kunde erfährt es erst auf Nachfrage.
„Unser Außendienst ist zur Hälfte Auskunftsdienst“
Kunden haben die Handynummer ihres Betreuers. Der wird mitten im Termin gefragt und muss selbst im Büro anrufen.
„Die Sendungsnummer schicken wir per Hand hinterher“
Der Versand druckt das Label, die Trackingnummer landet im Versandtool. Damit der Kunde sie bekommt, kopiert jemand sie in eine E-Mail. An vollen Tagen wird das vergessen.
„Jeder gibt eine etwas andere Auskunft“
Der Innendienst sagt Donnerstag, der Außendienst Anfang nächster Woche, die Produktion denkt an Freitag. Am Ende vertraut der Kunde keiner Zusage mehr.
Bisherige Lösungen
Warum Rundmails und Excel-Listen das Problem nicht lösen.
Viele Betriebe versuchen es zuerst mit Disziplin und zusätzlichen Listen. Das hilft eine Weile, solange jemand die Liste aktiv pflegt.
Status-Liste in Excel oder im Freigabeordner
Eine Liste mit allen offenen Aufträgen und Terminen ist ein guter Anfang für das eigene Team. Für Kunden taugt sie nicht, weil sie von Hand aktuell gehalten werden muss und niemand die Datei nach außen geben will. Bei wenigen, großen Projekten reicht sie oft.
Ein komplettes Kundenportal einführen
Ein Portal mit Rechnungen, Dokumenten und Serviceanfragen ist sinnvoll, wenn Kunden mehr als den Status brauchen. Für die reine Lieferfrage startet man damit oft zu groß.
Statusmails von Hand verschicken
Eine kurze Mail bei jeder Terminänderung ist kundenfreundlich. Sie hängt aber an einer Person, die daran denken muss. Bei zehn Aufträgen pro Woche klappt das, bei hundert nicht mehr zuverlässig.
Leistungsbausteine
Eine Statusseite, die sich selbst aktualisiert.
Der Status wird nicht neu gepflegt, sondern dort abgeholt, wo er heute schon entsteht. Ihr Team arbeitet weiter in ERP und Versandtool – die Kundenansicht folgt automatisch.
Ein Link pro Auftrag, ohne Anmeldung
In der Auftragsbestätigung steht ein persönlicher, schwer zu erratender Link. Ein Klick genügt, um Stand und Termin zu sehen. Stammkunden können sich anmelden und sehen alle offenen Aufträge.
- Link in der AB
- Optionaler Login
- Alle Aufträge je Kunde
Status aus ERP, Produktion und Versand
Auftragseingang und Liefertermin kommen aus dem ERP, Fertigungsschritte aus der Produktionsplanung, die Sendungsnummer aus dem Versandtool. Wir prüfen vorab, welche Schnittstellen oder Exporte Ihre Systeme dafür bieten.
- ERP
- Produktionsplan
- Sendungsverfolgung
Benachrichtigung bei Änderungen
Verschiebt sich der Liefertermin oder geht die Ware raus, bekommt der Kunde eine E-Mail. Welche Statuswechsel eine Nachricht auslösen, legen Sie fest.
- Terminverschiebung
- Versandmeldung
- Eigene Texte
Ansprechpartner direkt sichtbar
Auf der Seite steht, wer im Innendienst und im Außendienst für den Auftrag zuständig ist. Bleibt eine Frage, landet sie gleich bei der richtigen Person.
- Name und Telefon
- Rückfrageformular
- Smartphone-tauglich
Betrieb auf Servern in Deutschland
Die Statusseite läuft bei einem deutschen Hoster, zum Beispiel Hetzner. Updates und Überwachung übernehmen wir. Wenn eine Anbindung hakt, sprechen Sie direkt mit dem Entwickler, der sie gebaut hat. Der Quellcode gehört Ihnen.
- Hosting in Deutschland
- Wartung
- Quellcode bei Ihnen
Zusammenarbeit
Wir starten mit den Fragen, die am häufigsten kommen.
Nicht jeder interne Zwischenschritt muss für Kunden sichtbar sein. Wir legen gemeinsam fest, welche drei bis sechs Statusstufen Ihre Kunden wirklich verstehen.
Kostenloser 1-Tages-Prozess-Check
Wir begleiten einen Tag lang Innendienst und Versand, vor Ort oder remote. Wir zählen Statusanfragen, schauen in ERP und Versandtool und klären, woher jede Angabe kommen kann.
Statusstufen und Ansicht festlegen
Ein klickbarer Entwurf zeigt die Statusseite. Sie prüfen mit ein, zwei Stammkunden, ob die Begriffe verständlich sind.
Anbindungen bauen und testen
Wir verbinden ERP, Produktion und Versand. Mit echten Aufträgen testen wir, ob Termine und Sendungsnummern korrekt und rechtzeitig ankommen.
Link in die Auftragsbestätigung
Zuerst erhalten neue Aufträge einer Kundengruppe den Link. Wenn die Anrufe spürbar weniger werden, folgen alle anderen.
Beispiel
Rechenbeispiel: Was eine Statusseite an Telefonzeit spart.
Ein typisches Szenario mit offengelegten Annahmen. Ihre Zahlen ermitteln wir im Prozess-Check – oft genügt eine Woche Strichliste am Telefon.
Ausgangslage: rund 6 Stunden pro Woche
Annahme: 15 Statusanfragen am Tag, je 5 Minuten für Suchen, Nachfragen und Rückruf. Das ergibt etwa 75 Minuten täglich oder gut 6 Stunden pro Woche im Innendienst.
Mit Statusseite: realistisch 40 bis 70 Prozent weniger
Manche Kunden rufen trotzdem an. Entfällt die Hälfte der Statusfragen, werden rund 3 Stunden pro Woche frei.
Weniger Ärger bei Verschiebungen
Annahme: 5 Terminverschiebungen pro Woche, die heute erst auf Nachfrage auffallen. Mit automatischer Benachrichtigung erfährt der Kunde davon am selben Tag – nicht erst kurz vor dem ursprünglichen Termin.
Kosten und Dauer
Was eine Statusseite kostet und wie lange es dauert.
Eine reine Statusseite ist deutlich kleiner als ein Kundenportal. Den Ausschlag geben fast immer die Anbindungen. Am Ende des kostenlosen 1-Tages-Prozess-Checks steht eine belastbare Kostenschätzung.
Aufwandstreiber: Zahl und Art der Datenquellen
Liefert Ihr ERP den Status über eine Schnittstelle, geht es schnell. Müssen Produktionsdaten aus Exporten oder mehreren Programmen zusammengeführt werden, steigt der Aufwand.
Dauer: meist 4 bis 8 Wochen
Eine erste Statusseite mit ERP-Anbindung und E-Mail-Benachrichtigung ist häufig nach 4 bis 8 Wochen im Einsatz. Login für Stammkunden und weitere Quellen können danach folgen.
Laufend: Hosting und Pflege der Anbindungen
Monatlich fallen Hosting und Wartung an. Ändert sich Ihr ERP durch ein Update, passen wir die Anbindung an.
Entwicklung nach Technologie
Technik hinter der Statusseite
Die Statusseite entwickeln wir mit Laravel und PostgreSQL im Hintergrund und React für die Oberfläche. Schnittstellen holen die Daten regelmäßig ab oder reagieren auf Meldungen aus Ihren Systemen.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor die Entwicklung startet.
Kann unser ERP das nicht selbst?
Manche ERP-Systeme bieten einen Kundenzugang oder Statusmails an. Wenn das bei Ihnen reicht und die Produktion sauber im ERP abgebildet ist, raten wir zur Einrichtung dieser Funktion. Individuell lohnt es sich, wenn Daten aus mehreren Systemen zusammenkommen oder die Darstellung für Kunden nicht verständlich ist.
Ist ein Link ohne Login sicher genug?
Der Link enthält einen langen, zufälligen Schlüssel und zeigt nur Status, Termin und Ansprechpartner – keine Preise und keine Rechnungen. Für sensiblere Angaben nutzen Stammkunden den Login. Links können nach Auftragsabschluss ablaufen.
Was passiert, wenn im ERP ein falscher Termin steht?
Dann zeigt auch die Statusseite den falschen Termin – genau wie heute am Telefon. Für Ausnahmen kann der Innendienst einen Hinweis manuell ergänzen.
Wo ist der Unterschied zu einem Kundenportal?
Die Statusseite beantwortet eine Frage: Wo steht mein Auftrag? Ein Kundenportal bündelt zusätzlich Dokumente, Rechnungen und Anfragen. Die Statusseite kann später ein Teil davon werden, ohne dass etwas neu gebaut werden muss.
Was passiert, wenn OnLouis die Seite nicht mehr betreut?
Sie erhalten den vollständigen Quellcode und eine Dokumentation der Anbindungen. Dank verbreiteter Open-Source-Technik kann auch eine andere Agentur oder Ihre IT weitermachen.
[ Gemeinsam starten ]
Wie viele Anrufe gelten bei Ihnen nur dem Liefertermin?
Im kostenlosen 1-Tages-Prozess-Check sehen wir uns Ihren Innendienst und Ihre Systeme einen Tag lang an, vor Ort oder remote. Sie erhalten ein schriftliches Konzept für die Statusseite mit Kostenschätzung – unverbindlich.